Det finns två huvudtyper av upphandlingsprogramvara: elektronisk upphandling eller logistikhantering. Inköpsprogramvara är vanligtvis en del av en Enterprise Resource Planning (ERP)-lösning eller redovisningspaket. De flesta mjukvaruleverantörer erbjuder en helt integrerad lösning som införlivar inköpsaktivitet i redovisningssystemet. Fördelen med denna typ av programvara är möjligheten att korrekt rapportera alla ekonomiska åtaganden när som helst.
Upphandling eller inköp är all verksamhet som avser förvärv av varor och tjänster för att användas av verksamheten. Ett standardinköpssystem tillåter användare att skapa inköpsrekvisitioner, varuinleveranser, inköpsorder och fakturor. Varoreturer, kreditnotor och leveransbekräftelse är alternativ som ofta ingår i denna typ av programvara. Den bästa inköpsmjukvaran inkluderar betydande rapporteringsfunktioner, automatiserade arbetsflöden för godkännande och spårning av åtaganden.
Elektronisk upphandling, eller e-upphandling, är en upphandlingsprogramvara som används för att köpa varor från andra leverantörer via deras webbplatser. Vanligtvis loggar användaren in på en intern elektronisk upphandlingslösning kopplad till bokföringsprogramvaran. Användaren kan välja från en lista över godkända leverantörer och bläddra i deras kataloger efter produkter. Vid val av produkter noteras varorna i den elektroniska upphandlingsmjukvaran.
Användaren måste tilldela de interna kontona till varorna i kundvagnen. Den interna godkännandeprocessen utlöses sedan, vanligtvis med automatiska e-postmeddelanden eller relaterade verktyg. Vid godkännande skickas en elektronisk inköpsorder till leverantören. När varorna tas emot loggar användaren tillbaka in i det elektroniska upphandlingssystemet för att behandla godsmottagningen.
Den elektroniska faktureringsprocessen tillåter godkända företag att skicka sina fakturor direkt till kunden elektroniskt. De flesta system har en automatisk process för att säkerställa att endast mottagna beställningar skickas in för betalning. Andra företag kräver att varje faktura granskas manuellt och godkänns innan den behandlas för betalning.
Programvara för elektronisk upphandling har upplevt en enorm tillväxt de senaste fem åren och förväntas fortsätta att växa. Det finns betydande besparingar tillgängliga för institutioner som implementerar elektronisk upphandling. Besparingarna är både hårda dollarbesparingar på grund av den minskade tiden att behandla fakturor och mjuka dollarbesparingar på grund av minskad personaltid som krävs för att behandla en beställning. Standardmjukvara för inköp är en vanlig kontrollmekanism för att spåra utgiftsaktivitet och övervaka priserna som leverantörer tar ut, samt för att säkerställa att policy följs.