Groupware är programvara som underlättar en grupp människor som arbetar inom samma system eller applikation, oavsett var de råkar vara. Sådana gruppprogram är vanligtvis e-post, nyhetsgrupper och chatt. Vanliga gruppprogram som är lätta att känna igen av dagens datoranvändare inkluderar Lotus Notes, e-postserversystem som FirstClass och Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink och Workspot.
Vissa experter delar in groupware i tre kategorier: kommunikationsverktyg, konferensverktyg och samarbetshanteringsverktyg. Kommunikationsverktyg inkluderar e-post, fax och röstbrevlåda. Konferensverktyg inkluderar data-, röst- och videokonferenser; och anslagstavlor och chattrum. Verktyg för samarbetshantering inkluderar elektroniska kalendrar, projektledningssystem och arbetsflödessystem.
Andra experter delar in groupware i två kategorier relaterade till tid och två andra kategorier relaterade till plats. När anställda använder en applikation samtidigt är det synkront gruppprogram; arbetare som använder samma applikation vid olika tidpunkter använder dock asynkron gruppprogram. De platsrelaterade kategorierna är samlokaliserade, groupware som används av personer på samma plats; och distans, gruppprogram som används av människor på olika platser.
Företag använder gruppprogram av olika anledningar. En primär anledning är att kringgå det traditionella problemet med att ha anställda på olika platser som behöver arbeta med samma applikation. Genom att logga in på en nätverks- eller intranätserver kan anställda på olika platser komma åt samma applikation och dra nytta av andras olika perspektiv och åsikter. Denna funktion är en primär aspekt av distansarbete. Om du kan logga in på företagets server var som helst behöver du inte vara på kontoret för att komma åt viss gruppprogramvara.
Distansarbete kan spara resekostnader för både företag och anställda. Det kan också möjliggöra realtidskommunikation när det annars skulle vara omöjligt. Denna kommunikation kan främja en större förståelse för målen och målen för ett företags projekt, genom gruppdiskussioner om varje steg på vägen för att uppnå dessa mål och mål.
En annan användning för groupware är gruppproblemlösning. Många gånger ser vissa anställda saker annorlunda än andra anställda. Om de alla arbetar inom samma applikationsramverk kan de lösa problem tillsammans, vilket sparar tid och pengar för företaget. Utan groupware skulle ett sådant realtidssamarbete inte vara möjligt.