Vinstdelning uppstår när anställda erbjuds incitament, såsom bonusar, att delta i att söka nya sätt att spara på kostnaderna. Detta ledningssystem kan främja en anda av samarbete och solidaritet genom att visa medarbetarna att deras åsikter och idéer lyssnas till och värderas av ledningen. Gainsharing ser medarbetarna som värdefulla inte bara för det arbete de utför utan också när det gäller hur deras input kan ge effektiva kostnadsbesparande åtgärder.
Ett viktigt inslag i planerna för vinstdelning är öppnandet av nya kommunikationskanaler – såsom personalkommittéer, förslagsrutor eller helt enkelt en öppen dörr-policy – för att hjälpa goda idéer att nå medlemmar i ledningen. Till exempel kanske en anställd på ett städföretag använder två soppåsar istället för en eftersom de som köps av ledningen inte håller tillräckligt med vikt. Om det skulle vara billigare att köpa starkare påsar snarare än dubbelt så många svagare men städaren känner att denna utgift inte är hans eller hennes angelägenhet och inte rapporterar problemet, så spenderar företaget mer pengar än det borde. Med en plan för vinstdelning på plats skulle städaren ha möjlighet att kommunicera problemet och förstå – genom förekomsten av kommunikationskanaler och genom löftet om monetär belöning – att hans eller hennes åsikter värderas högt.
I vinstdelning är termen ”vinst” synonymt med besparingar. Anställda kommer att vinna lika mycket som de initialt hjälper organisationen att spara på kostnader. Gainsharing bygger på att jämföra historiska data med aktuella kostnader, så det är viktigt att notera att nya vinster måste göras för att anställda ska få en bonus eller andra förmåner. Det förväxlas ibland felaktigt med vinstdelning, ett annat verktyg för organisationsutveckling som är lika i termer av att erbjuda incitament men distinkt i sitt syfte. Gainsharing belönar anställda för att förbättra produktiviteten; vinstdelning belönar ökad lönsamhet.
Det finns tre huvudtyper av vinstdelningsplaner, särskiljbara i form av formlerna de använder för att beräkna vinst och produktivitet. Den första som har dokumenterats, och fortfarande den mest använda, kallas Scanlon-planen. Denna formel kontrasterar arbetskostnader med värdet av produktionen; produktionsvärdet, i detta fall, baseras på den totala försäljningen. Rucker-planen tar hänsyn till kostnaden för verktyg och material, såväl som arbetskraft, för att bedöma hur mycket värde som har tillförts en produkt under en tidsperiod. Slutligen, Improshare, som hänvisar till förbättrad produktivitet genom delning, mäter de timmar som behövs för att producera något mot mängden som produceras för att fastställa och belöna vinsten.
Dessa tre modeller representerar standardplanerna för vinstdelning. Många företag skapar skräddarsydda planer för att bättre passa deras specifika behov. Gemensamt för alla vinstdelningsplaner är syftet att koppla samman anställdas och arbetsgivares ekonomiska intressen för att skapa en arbetskultur som är inriktad på positiv förändring och där förbättrade prestationsbesparingar kan gynna båda parter.