Ett W-8-formulär är ett skatteformulär som berättar för organisationer och personer som gör affärer inom USA att personen de gör affärer med inte är en amerikansk medborgare. Formuläret undantar den utländska bosatta från vissa amerikanska skattelagar. Fyra olika former faller under rubriken ett W-8-formulär. Var och en används under särskilda omständigheter.
För att vara berättigad att använda W-8-formuläret måste en person vara en utlänning. Internal Revenue Service (IRS) har publicerat flera kriterier för att avgöra om någon är en utlänning. För att uppfylla dessa kriterier får personen inte ha eller ha haft ett grönt kort eller invandrarvisum under det senaste året. Han eller hon får inte heller ha tillbringat mer än 30 dagar i USA under det senaste året eller mer än 182 under de senaste tre åren.
Det finns fyra olika typer av W-8-formulär. Blankett W-8BEN är intyget om utländsk status för verklig ägare för amerikansk skatteinnehållning. Detta är den vanligaste W-8-formen. Det bör begäras av varje person som kommer att bli ägare till den betalda inkomsten.
W-8ECI används av personer som hävdar att inkomsten är kopplad till en handel eller verksamhet inom USA. Det betyder att även om personen som tar emot pengarna är utländsk så är inte verksamheten i sig det. Ofta används denna form i samband med amerikanska filialer av utländska företag.
En W-8EXP bör endast användas för personer som gör anspråk på vissa undantag eller källreduktioner enligt amerikansk skattelagstiftning. W-8IMY är för mellanhänder med utländska partnerskap. Det är personer som tar emot pengar för ett främmande lands räkning.
Det relevanta W-8-formuläret bör begäras innan betalningar görs till någon person som inte är amerikansk medborgare eller bosatt i USA. Det är det amerikanska företagets ansvar att begära formuläret. Det är också det amerikanska företagets ansvar att se till att det relevanta W-8-formuläret fylls i fullständigt och korrekt. Om formuläret inte fylls i korrekt kan det amerikanska företaget hållas ansvarigt.
Enligt paragraferna 1441 och 1442 i USA:s skattelagstiftning måste amerikanska företag hålla inne 30 procent av alla betalningar till en utländsk person för att kunna betala tillämplig skatt om inte en W-8 har lämnats in. Om ett formulär inte begärs innan betalning görs, kan det amerikanska företaget bli skyldigt att betala en skatt på 30 procent på alla pengar som betalas ut och drabbas av straff för bristande efterlevnad av IRS-skattelagstiftningen.