Ett organisationsschema visar i ett grafiskt format rollerna för varje befattning i företaget och namnet på den anställde som fyller rollen. Organisationsscheman kan sättas ihop i olika format. Ett av dessa format är per funktion, som organiserar positionerna inom företaget efter syftet med jobbet eller positionen.
Företagets hierarki är utformad i organisationsschemat. Varje hierarkisk nivå representerar en pusselbit eller struktur i organisationen som företaget behöver för att fungera effektivt. Genom att lägga upp företagets nivåer i ett funktionellt organisationsschema gör det det möjligt för skaparen av diagrammet att tilldela exakta och tydliga roller till varje avdelning i företaget och till varje individ som arbetar på varje avdelning. Det gör det möjligt för betraktaren av det funktionella organisationsschemat att enkelt se positionerna i verksamheten och vilket specifikt syfte eller funktion varje område fyller.
Det kan tyckas som om ett funktionellt organisationsschema är uppdelat i avdelningar, såsom marknadsföring, personal, drift, försäljning och forskning och utveckling. Det är precis så den här typen av organisationsstrukturer fungerar. Den ägnar en del av verksamheten åt en hel avdelning, så att marknadsavdelningen och rollerna inom marknadsavdelningen alla arbetar mot det gemensamma målet att marknadsföra och marknadsföra företaget.
Fördelen med att organisera ett funktionellt organisationsschema är att det gör det enkelt för alla anställda som arbetar för företaget att förstå. Denna typ av struktur fokuserar också syftet eller syftet med funktionen, rollen eller avdelningen för att vara tydlig och exakt för dem som arbetar in och utanför avdelningen.
Med andra ord, anställda som arbetar på marknadsavdelningen känner till och förstår sin roll i företaget. Inom det funktionella organisationsschemat kan det även finnas underkategorier eller underspecialiteter som faller inom funktionen. Med hjälp av marknadsavdelningen kan en anställd fokusera på tryckt marknadsföring, medan en annan fokuserar på marknadsföring i sociala medier. Enskilda anställda på marknadsavdelningen kan till och med fokusera på en specifik produkt eller produktlinje.
Den främsta nackdelen med ett funktionellt organisationsschema är att det kan skapa skiljelinjer mellan avdelningar och anställda. Istället för att låta alla arbeta för det gemensamma målet att göra företaget framgångsrikt, kan ”det är inte mitt jobb”-mentalitet krypa in i medarbetarnas medvetande. Detta kan i sin tur orsaka en konflikt mellan avdelningarna.