Ett front office är en beteckning som beskriver ett område av en verksamhet där kunder och företagspersonal interagerar. Receptionskontor kallas vanligtvis så för att de är längst fram eller ingången till ett företag, vilket ger kunderna enkel tillgång till kontorsanställda. Denna viktiga del av verksamheten kan tjäna många syften, beroende på företaget, och är ofta det bästa stället att få all kundrelaterad information.
Receptionskontor kan ha en ingångsdisk bemannad med en sekreterare eller administrativ arbetare. Denna huvuddisk kan erbjuda assistans till inkommande kunder eller kunder, och kan rikta frågor till rätt personal. Alternativt kan all personal på avdelningen utbildas i kundassistans; eftersom arbetare inom detta område av verksamheten kan ha många uppgifter, innebär utbildning av dem alla i kundservice att någon nästan alltid kommer att vara tillgänglig för att hjälpa en kund.
Förutom att vara en kontaktpunkt för kunderna kan detta område också fungera som det huvudsakliga kommunikationsnav för hela företaget. Kontorsarbetare har ofta sekreterarfunktioner och kan ha ansvaret för att ta emot meddelanden, hantera beställningar och vidarebefordra information till olika avdelningar. Många frontkontor arbetar tillsammans med försäljnings- och marknadsavdelningar för att skapa och distribuera information till kunder.
Beroende på verksamhetens storlek och funktion, kan frontkontoret fungera som ett knep. Arbetare inom detta område kan hantera daglig postsortering och distribution, tillhandahålla kopierings- och faxtjänster till andra avdelningar, arbeta direkt med kunder och utföra datainmatningsuppgifter. En typisk arbetare i denna position kommer att ha en blandning av kundtjänstfärdigheter och kontorsfärdigheter. Organisationsförmåga, datorvana och maskinskrivning är ofta avgörande för att överleva den hektiska atmosfären i detta område.
Receptionen kan också fungera som hem för kontorsmaskiner. Vanliga enheter som finns i detta område inkluderar kopiatorer, faxar, telefoner med flera linjer, porto- och vågmaskiner för post och kontorsdatorer. Många experter föreslår att det är klokt att be arbetare om hjälp innan du försöker använda någon av dessa maskiner; en trasig eller fast maskin kan orsaka timmar av huvudvärk och långsam produktion för ett helt företag.
Den person som är ansvarig för detta energiska område kan ha en mängd olika titlar, såsom huvudsekreterare, kontorschef, kontorsledare eller administratör. Denna person ansvarar generellt för utbildning och ledning av assistenter och fungerar som avdelningschef. Front office-chefer har vanligtvis utmärkta ledaregenskaper samt en tydlig förståelse för företaget och dess funktion.