Förslagsbrev är professionella brev som skickas till potentiella kunder, tillsammans med färdiga affärsförslag. De bästa exemplen på ett följebrev är korta, personliga men professionella och hjälper till att uppmuntra en förstärkning av relationen mellan respondenten och mottagaren. Det finns flera grundläggande element som alltid finns i den här typen av brev, samt några vanliga misstag att undvika.
Ett misstag som många företagare gör är att använda följebrevet som ett sätt att sammanfatta innehållet i förslaget. Eftersom många förslagsmallar innehåller en sammanfattning i slutet av dokumentet är detta inte nödvändigt. Faktum är att inkludering av denna typ av detaljer i följebrevet skapar en situation där mottagaren måste läsa samma information upprepade gånger, en faktor som kan ha en negativ inverkan på utvärderingsprocessen.
En av de viktigaste sakerna att tänka på när man utarbetar ett följebrev är att hålla det kort. Det räcker med tre till fyra korta stycken. Om du ställer in den här typen av gräns för dig själv kommer du att se till att du håller hela texten på en enda sida, så att du undviker misstaget att skicka det som motsvarar ett miniförslag tillsammans med huvuddokumentet.
Öppningen av följebrevet bör vara kort. Använd första stycket för att tacka mottagaren för att du fick delta i anbudsprocessen. Det är också lämpligt att ge en komplimang till strukturen i Request for Proposal, eller RFP, som du fick för att använda som riktlinjer för förslaget och inlämningsprocessen. I allmänhet kan detta åstadkommas i tre till fyra meningar utan att överdriva tacket.
Ditt nästa stycke kan innehålla något som är personligt, men ändå professionellt. Om förslaget skickas till en befintlig kund är det lämpligt att nämna hur mycket du har tyckt om att arbeta med kunden tidigare. I fall där förslaget går till ett företag som du aldrig har gjort affärer förut, fokusera din uppmärksamhet på den arbetsrelation som har upprättats genom telefonsamtal, e-postmeddelanden och alla andra kontakter du har haft med din primära kontaktpunkt under utarbetandet av förslaget. Detta kan hjälpa till att hålla brevet från att vara för torrt, samtidigt som du undviker misstaget att bli för personligt.
För att avsluta ditt följebrev, ange dina förväntningar för framtiden. Detta kan inkludera det faktum att du ser fram emot att tjäna affären och njuta av en lång arbetsrelation med den nya kunden. Det här stycket ska visa på förtroende för kvaliteten på de varor eller tjänster du erbjuder, men inte kasta någon typ av misstankar om dina konkurrenter. Håll fokus på hur mycket bra du kan göra kunden, inte hur mycket bättre du är än alla andra.
Skriv aldrig ditt förslagsbrev förrän själva förslaget är klart. Detta beror på att du kan ha en eller två sista minuter av interaktion med mottagaren som kommer att påverka tonen och innehållet i ditt brev. Under alla omständigheter, se alltid till att strukturen på ditt brev stämmer överens med vad du vet om mottagarens företagskultur och välj dina ord därefter. Att ha den faktorn i åtanke är ett subtilt sätt att uttrycka din respekt för hur de gör affärer utan att framstå som nedlåtande eller överdrivet uttrycksfull med komplimangerna.