En verksamhetskoordinator är den person som ansvarar för att organisera och synkronisera aktiviteterna för olika chefer och avdelningar inom ett företag. Till skillnad från en verksamhetschef, som leder företagets faktiska verksamhet, ser en verksamhetskoordinator till att scheman, möten och mål för varje avdelning fungerar i harmoni. Hans eller hennes jobb är att tidigt upptäcka konflikter och lösa dem till alla inblandade parters belåtenhet. Beroende på bransch och personaldirektörens gottfinnande kan tjänsten också hänvisas till med en annan titel, såsom evenemangssamordnare eller informationssamordnare.
Effektiv kommunikation
Denna person måste vara en mästerlig kommunikatör för att vara effektiv och framgångsrik. Han eller hon måste också snabbt kunna anpassa sig till förändringar. Om ens en avdelning ändrar sina planer, mål eller målsättningar kan det väsentligt påverka företagets övergripande verksamhet. Samordnarens roll kräver att han eller hon snabbt bedömer effekterna av förändrade omständigheter och utvecklar strategier som minimalt påverkar andra avdelningar. Förmågan att snabbt och självständigt bearbeta idéer och genomföra förändringar är en ovärderlig egenskap för en verksamhetskoordinator.
Planering och schemaläggning
Att proaktivt planera och schemalägga projekt är en annan viktig del av en verksamhetssamordnares jobb. Detta kräver interaktion med externa byråer och organisationer samt att se till att företagets nyckelpersoner är tillgängliga vid behov. Många gånger innebär jobbet att samtidigt arrangera flera projekt, vilket kräver exemplarisk schemaläggning och tidshantering. Det kräver också möten med externa entreprenörer, tjänsteleverantörer och leverantörer för att fastställa specifika detaljer.
Datorfärdigheter
Att ha utmärkta kunskaper i datorprogramvara är en stor tillgång för en verksamhetskoordinator. Att kunna kommunicera elektroniskt internt och externt sparar tid och planering av scheman förenklas genom att använda datorprogram för kalkylblad och kalender. Expertis i att skapa visuella presentationer med multimediaprogramvara kan också vara till hjälp.
Stötta verksamhetschefen
En verksamhetssamordnare förväntas ofta bistå verksamhetsledaren vid sidan av hans eller hennes övriga ansvar. Detta kräver i allmänhet regelbunden översyn och ibland revidering av chefens schema. Tjänsten kan också kräva att han eller henne ordnar resor och hotell för verksamhetschefen och bekräftar resplaner.
Kvalifikationer
Utbildningskraven för en tjänst som verksamhetskoordinator varierar mycket från ett företag till ett annat. En kandidatexamen krävs ibland, men kravet kan frångås om jämförbar arbetslivserfarenhet är uppenbar. En lämplig arbetsbakgrund kan inkludera kontorstjänster eller administrativa stödpositioner som visade att kandidaten är en utmärkt kommunikatör och har skickliga multitasking-färdigheter.