Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) är en uppsättning regler eller standardiserade protokoll för att skicka och ta emot e-post över nätverk som Internet. En dator som kör SMTP kallas för en e-postserver och har helst en nästan konstant drifttid. SMTP-postservern kan både skicka och ta emot e-post, även om vi på klientnivå associerar SMTP med en utgående e-postserver och Post Office Protocol 3 (POP3) med inkommande e-post.
E-postklienter kräver en adress för den utgående e-postservern och POP3 eller inkommande server för att kunna samla in och skicka e-post. Internetleverantörer (ISP) tillhandahåller dessa adresser till kunder när ett abonnemang eller avtal träder i kraft, och e-postserveradresser listas också vanligtvis på internetleverantörernas webbplats. I vissa fall kommer både utgående och inkommande e-post att hanteras av en enda server, såsom mail.[yourisp].com; men ofta liknar den utgående e-postserverns adress smtp.[yourisp].com och den inkommande adressen, pop3.[yourisp].com.
Autentisering krävs för att komma åt en utgående e-postserver, bestående av användarnamnet och lösenordet som är kopplat till kundens ISP-konto. Detta skyddar Internetleverantören från att hantera utgående e-post som genereras av icke-kunder, vilket snabbt kan köra ner sina resurser. Dessutom tillåter autentisering serverns administration att lättare kontrollera aktiviteten på sin utgående e-postserver för att förhindra missbruk som skräppost och bedrägerier.
När e-post skickas till en utgående e-postserver läser den associerade SMTP-servern rubrikerna i e-postmeddelandet för att vidarebefordra meddelandet till dess destination. En dialogruta börjar mellan sig själv och nästa e-postserver längs rutten. Dialogen har formen av en uppsättning förfrågningar och svar, som flyttar posten vidare till dess slutliga destination. E-posten kan färdas genom flera mellanliggande värdar innan den når värden som fungerar som inkommande e-postserver för mottagaren. Om det uppstår ett problem på vägen kan posten skickas tillbaka för att spåra dess rutt till avsändaren, och kommer fram som obeställbar.
En webbaserad e-posttjänst kör sina egna e-postservrar som fungerar precis som en ISP:s e-postservrar. Den enda skillnaden är att klienter loggar in på webbplatsen för att läsa, skriva och skicka e-post, snarare än att öppna en personlig e-postklient från skrivbordet. Webbmail som Gmail® är mycket populär eftersom den gör e-post tillgänglig från vilken dator som helst med en internetanslutning. Det förhindrar också att virusladdad e-post laddas ner till din personliga hårddisk, eftersom e-posten kommer (och läses) från webbplatsens server istället.
Det är viktigt att notera att e-post ska betraktas som offentligt eftersom det skickas i klartext; en term som används för vanlig textkommunikation som skickas över ett nätverk som kan läsas av alla. Från den utgående e-postservern till de många relävärdarna och den slutliga inkommande e-postservern är e-post mindre privat än ett vykort som skickas via vanlig post, och mer med webbaserade tjänster som är beroende av marknadsföring. Endast krypterad e-post anses vara privat, eftersom den läggs i oläsbar chiffer innan den skickas och okrypteras av mottagaren vid ankomst. De flesta populära e-postprogrammen har möjlighet att använda ett plugin-program från tredje part för att tillhandahålla inbyggd kryptering, inklusive Microsoft® e-postklienter och Mozilla® Thunderbird™.