För att hantera e-post enhetligt över nätverk som Internet, utformades Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) och är standardprotokollet som används för e-postutbyte. På servernivå är SMTP ansvarig för att både skicka och ta emot e-post mellan relävärdar som dirigerar posten genom nätverket till dess destination. På klientnivå (användar) associerar de flesta SMTP med att endast skicka e-post, och adressen till den utgående e-postservern är ofta smtp.[thedomain].com. Den inkommande e-postserveradressen kan dock ha namn efter ett hämtningsprotokoll, såsom Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[thedomain].com eller Internet Message Access Protocol (IMAP), imap.[thedomain].com .
Internetleverantörer (ISP) tillhandahåller vanligtvis sina kunder en POP3-adress. Autentisering krävs för att samla in e-post från en inkommande e-postserver och har formen av e-postadressen och tillhörande lösenord. Detta kan vara ett patentskyddat lösenord som bara används för e-post, eller lösenordet som tilldelats kontot. Endast en klient kan komma åt en POP3-postlåda åt gången, och när e-post har samlats in raderas den automatiskt från servern.
Även om POP3 är effektivt, är det inte alltid praktiskt. IMAP-protokollet tillåter hämtning av e-post från servern samtidigt som kopior lämnas kvar. Detta är praktiskt för personer som samlar in e-post från flera klienter eller platser. Med IMAP kan användaren till exempel samla in personlig e-post när han är på jobbet för att hålla sig uppdaterad om saker, sedan kan han radera den från arbetsmaskinen och hämta den igen hemifrån för att svara. Hemma-e-postklienten kan sedan konfigureras för att ta bort e-posten från servern.
De som använder personliga digitala assistenter (PDA), mobiltelefoner och annan personlig elektronik med e-poståtkomst och IMAP-stöd kommer också att uppskatta att kunna kolla e-post utan att processen raderar e-posten från servern. Även om vissa e-postmeddelanden snabbt kan besvaras med en tumknappsats, skrivs längre svar bekvämare från en vanlig dator vid ett senare tillfälle. Med hjälp av IMAP-protokollet kan e-post på servern för inkommande e-post också taggas eller flaggas för att indikera olika tillstånd eller förhållanden. Till exempel kan insamlad post märkas som läst.
POP3 associeras oftast med ISP-posttjänst, medan IMAP vanligtvis används av webbaserade e-posttjänster. IMAP-flexibilitet kan användas med de flesta POP3-konton, dock genom att använda en IMAP-stödd e-postklient. De flesta populära e-postklienter idag stöder både POP3- och IMAP-protokoll.