En kundreskontrareserv är en typ av reservkonto som skapas för att kompensera för förluster som uppstår när kunder inte betalar på utestående fakturor. Tanken med reservatet är att förhindra att företaget råkar ut för svåra ekonomiska svårigheter på grund av utebliven betalning. Ett reservkonto av den här typen kan användas för att kompensera effekten av fakturor som förfaller när en kund försätter sig i konkurs, går i konkurs eller helt enkelt inte betalar, och saldot lämnas över till ett inkassobyrå.
Det finns ett antal strategier som kan användas för att bestämma mängden medel som allokeras till en kundreskontrareserv. Ett av de vanligaste tillvägagångssätten är att använda sig av historiska data som involverar både procentandelen och de faktiska beloppen av fakturafel som inträffade inom en given tidsram. Ett lite annorlunda tillvägagångssätt kräver att man baserar beloppet på åldrande av fakturor, med saldot i reserven baserat på summan av fakturor som är över 90 dagar gamla. Att välja det bästa tillvägagångssättet beror ofta på omständigheterna i den egentliga verksamheten och hur lätt företaget skulle kunna återhämta sig om äldre fakturor i slutändan inte betalas i sin helhet.
Den största fördelen med att upprätta och upprätthålla en kundreskontrareserv är att företaget är något isolerat från de negativa effekterna av att kunder inte betalar för utestående fakturor. Genom att ha reserver till hands kan företaget kompensera dessa förluster och fortsätta att betala ut betalningar till leverantörer och leverantörer utan att misslyckas. Som ett resultat av att ha en tillräcklig mängd medel i reserven är det möjligt att undvika förseningsavgifter och andra straffavgifter på skulderna som bara skulle öka företagets skuldförpliktelser, vilket gör det ännu svårare att förbli ekonomiskt stabil.
Riktlinjer för när man ska använda medlen i en kundreskontrareserv kommer att variera. Vissa företag kräver att förfallna kundkonton måste lämnas in för inkasso innan medel från reserven kan användas för att kvitta förlusterna. Andra företag använder sig av en praxis att ta ut pengar från fordringsreserven när fakturor når en viss åldersnivå, till exempel 120 dagar efter utfärdandet. I händelse av att medel tas emot på grund av insamlingsinsatser eller att klienten gör en betalning efter att kontot har nått åldringsgränsen, kan dessa betalningar användas för att fylla på reserven, vilket gör att företaget kan behålla denna typ av boägg för framtiden .