Företag har vanligtvis en årsstämma, eller årsstämma, en gång om året. Vid enstaka tillfällen finns behov av att ha ytterligare ett möte utanför årsstämman. En extra bolagsstämma, kallad extra bolagsstämma, är varje möte som hålls av ett annat bolag än ordinarie bolagsstämma.
Årsstämma är lagstadgad i många länder för företag som handlar med sina aktier offentligt. Datumet för årsstämman kan ändras från år till år men vanligtvis kan det inte gå mer än 15 månader mellan dem. Målen för årsstämman inkluderar val av styrelseledamöter, presentation och godkännande av reviderade räkenskaper samt diskussioner om bolagets tidigare och framtida verksamhet.
Till skillnad från årsstämma är extra bolagsstämmor sällsynta. En extra bolagsstämma hålls när en fråga dyker upp som är för angelägen för att vänta till nästa årsstämma för att behandla. Extra bolagsstämmor, ibland kallade akuta bolagsstämmor eller extra bolagsstämmor, krävs enligt lag i vissa länder om ett företags nettotillgångar understiger en viss punkt. I USA är detta belopp hälften av värdet av dess inkallade aktiekapital.
En extra bolagsstämma kan kallas av styrelseledamöter, aktieägare eller revisorer. För att kalla till extra bolagsstämma måste aktieägare inneha en viss procent av rösterna. I USA måste aktieägare ha minst tio procent av rösterna för att kalla till extra bolagsstämma. Avgående revisorer har också möjlighet att kalla till extra bolagsstämma, men det är ytterst sällsynt.
Syftet med en extra bolagsstämma beror på omständigheterna. Brådskande bolagsstämmor kan kallas för att välja en ny styrelse. De kan också sammanträda för att godkänna en företrädesemission eller ändring av bolagets bolagsordning.
När en extra bolagsstämma föreslås ska en kallelse skickas till alla befintliga aktieägare med upplysning om tid, datum och plats för mötet. Kallelser ger vanligtvis 21 dagar eller mer i förväg till stämman för att aktieägarna ska kunna planera därefter. Kallelsen uppmärksammar även aktieägarna på de frågor som ska behandlas på stämman. Om en aktieägare inte kan närvara vid stämman kan ombud tilldelas.
Extra bolagsstämma bedrivs vanligtvis på liknande sätt som en årsstämma. En fastställd dagordning följs och en ordförande som leder mötet. En extra bolagsstämma kan vara kortare än en ordinarie bolagsstämma beroende på anledningen till kallelse till stämman.