En bolagsstämma är ett årsmöte för alla som har köpt aktier i ett aktiebolag. Mötet är vanligtvis schemalagt kring offentliggörandet av årsbokslutet. Det ger möjlighet för aktieägarna att rösta i nyckelfrågor, såsom bolagets inriktning, de beslut som fattats under det senaste året och det ekonomiska resultatet.
Aktieägarmöten krävs som en del av bolagsordningen och det finns en rad lagar och rutinkrav kring tidpunkten, ämnena och strukturen för detta möte. Enligt lag måste aktieägare godkänna varje fusion eller omstrukturering av bolaget, ändringar i bolagsordningen, ändringar av stadgarna, försäljning eller överföring av tillgångar, användning av aktieoptionsplaner, emission av värdepapper och upplösning av bolaget.
Deltagarna på en bolagsstämma är vanligtvis representanter från värdepappersbolag, banker och pensionsfonder som äger ett stort antal aktier, samt privata investerare. Dessa professionella är välinformerade om de aktuella frågorna, betydelsen av förfrågningarna och detaljerna i de finansiella rapporterna. Personer som innehar ett minimalt antal aktier närvarar sällan vid stämman och lämnar istället in en aktieägarfullmakt före bolagsstämman.
Ett aktieägarfullmaktsformulär tillåter en aktieägare att ge tillstånd för en annan part att rösta på deras vägnar. Om ingen specifik aktieägare nämns utses standardombud, normalt stämmans ordförande/kvinna. På blanketten finns en lista över de punkter som ska röstas om och ett utrymme för aktieägaren att ange sin röst. Ombudet ansvarar för att dessa blanketter samlas in och att de avger sina röster för de frånvarande aktieägarnas räkning under bolagsstämman.
För att en punkt ska bli godkänd måste ett beslutfört vara närvarande. Ett beslutfört är ett förutbestämt antal aktier som måste godkänna en motion innan den kan accepteras. Detta värde på aktier kan representeras av ett stort antal personer, eller flera företag.
Antalet aktier för ett beslutfört antal baseras på det totala antalet utgivna aktier och antalet utestående. En beslutför omröstning måste representera önskemålen från majoriteten av röstberättigade aktier. Värdet på det beslutförhet som krävs för att godkänna en motion kan fastställas baserat på varje emission, med mer betydande frågor som kräver en större stödröst från aktieägarna.
Stämmoprotokoll ska föras på bolagsstämman och distribueras till samtliga aktieägare inom en bestämd tid efter stämman. En bolagsstämma ger investerare möjlighet att höra om företagsledningens planer för nästa år och förklaringarna bakom eventuella ekonomiska förluster eller misstag.
Minoritetsaktieägare kan uppnå ett oproportionerligt stort inflytande över företagsledare genom aktivt deltagande i aktieägarstämmor. Utbildade investerare som utmanar företagets anspråk och illustrerar fokus på en viss fråga eller orsak kan ha djup inverkan.