Varje företag, företag eller organisation som betalar arbetare har någon form av ersättningsstruktur. Dessa dokument, vanligtvis producerade och underhållna av personalavdelningar (HR), fastställer löneintervall för varje betald position. Konfigurationen och löneskalan är beroende av de specifika uppgifter som ska utföras som en del av varje position. Löneskalan för arbetare på alla nivåer inkluderar lägsta och högsta belopp som beskrivs i strukturen, och lönevariationer på skalan tar ofta hänsyn till kompetensnivå och erfarenhet.
Ett företags ersättningsstruktur avslöjar dess lönefilosofi. De två vanligaste typerna av ersättningsstrukturer är den interna aktiestrukturen och lönehierarkin. Den interna kapitalandelsmetoden för att fastställa ersättning använder ett rutnät för att säkerställa att varje position kompenseras i enlighet med lönen för positioner placerade över och under den på rutnätet. Med en hierarkisk ersättningsstruktur beaktas den rådande marknadslönen vid varje befattning och lönen på strukturen ökar med erfarenhet och ansvar.
En ersättningsstruktur påverkas av ett företags bransch samt de löner som betalas ut till anställda i konkurrerande branscher. I de flesta fall kommer befattningar inom ett företag med liknande ansvar och funktioner att erbjuda konkurrenskraftig lön. Det är möjligt för en tjänst med samma titel och funktion att ha olika ersättningsstruktur i olika branscher. Till exempel kan en kontospecialist som arbetar i ett stort teknikföretag tjäna betydligt mer än en kontospecialist med ett litet nystartat företag eller mamma och pop-företag.
I de flesta fall är en ersättningsstruktur jämförbar inom liknande branscher. Det är viktigt att lönen är konkurrenskraftig för att attrahera och behålla de bästa medarbetarna till tjänster. Arbetare kommer att söka arbete hos företag som betalar mer om inte andra attraktiva förmåner erbjuds.
Ersättningsstrukturen kan inkludera en anställds grundlön samt eventuella incitament- och meritlöneprogram. Grundlönen kan härledas från en fastställd lön eller timbelopp. Incitament och meritbaserad lön ingår i dessa strukturer och kan variera beroende på de anställdas effektivitet. I en prestationsdriven miljö kan anställda öka sina intäkter avsevärt genom att nå och överträffa de prestationsmål som företaget har satt upp.
Incitamentsersättning används ofta för att motivera anställda att prestera bättre på jobbet. Denna typ av ersättning är vanlig i försäljningsmiljöer. Anställda som framgångsrikt säljer mer tjänar mer.