En dokumentärinsamling är en process genom vilken importörer och exportörer underlättar betalningar. För att starta processen går exportörer till en bank i sitt land och presenterar insamlingsdokument som representerar frakt- och andra exportkostnader. Efter att dokumenten når en bank där importörerna bor, betalar importörerna sin bank och den returnerar pengarna till den första banken, som betalar exportörerna. Under denna process ansvarar bankerna endast för att skicka dokumenten och samla in pengarna. Om importörer misslyckas eller vägrar att betala för en dokumentinsamling, kan bankerna stämma på uppdrag av exportörerna, om de tillfrågas, även om bankerna också kan avslå denna begäran.
Pengar överförs vanligtvis inte mellan importörer och exportörer förrän varorna har skickats eller anlänt. Ett sätt att utföra denna betalning när det är dags är genom dokumentärinsamling. Exportörer besöker en lokal bank och visar upp ett ursprungsintyg, konossement och andra dokument som handlar om frakt- och exportkostnader. Denna bank vidarebefordrar sedan dokumenten till en lokal bank till importörerna.
Efter att dokumenten har vidarebefordrats besöker importörerna sin lokala bank och betalar banken för fraktavgifter. Banken har ofta även äganderättshandlingar som importörer behöver för att lagligt äga de importerade varorna. När importörerna betalar fraktkostnaderna skickar banken pengarna vidare till exportörernas bank.
Med vissa kreditdokument som används mellan importörer och exportörer lämnar de inblandade bankerna garantier för att parterna kommer att betala. När en dokumentär samling används lämnar bankerna ingen sådan garanti. Denna brist på garanti gör det mindre sannolikt att de kommer att förlora pengar, så detta dokument är vanligtvis billigare än andra kreditdokument, vilket leder till att det används ofta mellan betrodda parter. Samtidigt kan det vara en dålig idé att använda denna betalningsform mellan parter som är nya för varandra, eftersom avsaknaden av en garanti kan leda till att exportören förlorar pengar.
Även om bankerna inte lämnar några garantier för att få betalning, kan de stämma importörer för att de vägrar att betala dokumentärinsamlingen. Importörer kan vägra att betala för att de inte vill använda sina pengar, eller för att de inte vill ta emot de importerade varorna; oavsett orsak kan bankerna stämma dem för att de inte betalat. Detta görs endast på uppdrag av exportörerna, som måste inleda denna process. Bankerna kommer inte att stämma om inte exportörer ber dem om det, och även då kan vissa banker avslå denna begäran.