En designspecifikation är ett detaljerat dokument som ger information om egenskaperna hos ett projekt för att fastställa kriterier som utvecklarna måste uppfylla. Designspecifikationer används för allt från att lägga upp planer för ett nytt rymdskepp till att ta itu med designproblemen för en pennhållare. Detta dokument ger vägledning till utvecklingsteamet och tillåter även kunden att ha tydlig input i designprocessen. Med förväntningarna tydligt fastställda i början kan förvirring på båda sidor elimineras.
En del av designspecifikationen diskuterar den avsedda användningen och arten av den användningen. Utvecklare som arbetar på en ny motorvägssträcka, till exempel, skulle diskutera var vägen kommer att gå, hur många körfält den har och hur många bilar den ska se på en dag, baserat på preliminär forskning. Syftet med projektet bör framgå av detta avsnitt av designspecifikationen för att eliminera designproblem som att misslyckas med att förbereda sig för en förväntad användning.
Designspecifikationen kommer också att innehålla en detaljerad beskrivning av specifikationerna, inklusive dimensioner, vikt, total kostnad och så vidare. Den bör diskutera lastade och tomma vikter samt alla andra ämnen som kan vara relevanta. Ju fler detaljer, desto lättare blir det för utvecklingsteamet att leverera exakt vad kunden vill ha. Detaljer kan också vara viktiga i händelse av en tvist; till exempel, om ett företag beställer bokhyllor av en viss storlek och den färdiga produkten inte är rätt, kan det peka på linjen i designspecifikationen och be om att få hyllorna tillverkade igen.
Detta dokument skapar en användbar rubrik för att utvärdera prestanda. Vid leveranstillfället kan klienten och utvecklingsteamet gå igenom dokumentet som en checklista för att säkerställa att alla kriterier uppfylldes. Om teamet inte kan ta itu med en viss specifikation måste de ge information om varför och bör kontakta klienten under utvecklingen för att diskutera situationen och prata om olika alternativ för att åtgärda den. Till exempel, om det inte är möjligt att få plats med sex säten i en bil, kan en flyttning av bagageutrymmet lösa problemet.
Båda sidor bör läsa en designspecifikation mycket noggrant innan de godkänner nästa steg i utvecklingen. Kunder måste läsa den för att se om de egenskaper de vill ha är representerade. Om något saknas eller det inte uppfyller de önskade kriterierna bör de begära revideringar. Utvecklingsteam läser igenom pappersarbetet för att planera utvecklingsprocessen, och om de identifierar något de vet inte kommer att vara genomförbart eller som kan skapa en konflikt, bör de diskutera detta innan de accepterar kontraktet.