En företagsevenemangsplanerare kan vara avgörande för att planera, förbereda, koordinera och hantera ett företagsevent. Vissa evenemang är i stor skala och kan kosta ett företag mycket pengar. Storskaliga evenemang kan kräva ett team av planerare. Andra företagsevenemang är av mindre karaktär och de kanske bara behöver en enda person för att planera evenemanget.
Det finns många olika typer av evenemang som hålls av företag. Vissa har unika kulturella behov för sitt evenemang och andra har en specifik vision. Det är upp till företagsevenemangsplaneraren att ta reda på vilken typ av event företagschefen vill vara värd för. Till exempel kanske de vill ha en avslappnad familjepicknick, en gala med svart slips, en unik karnevalsupplevelse eller en insamling av kändisar.
Alla viktiga beslut kommer att fattas av företagsvärden; dock kommer planeraren att ge värden några alternativ. Till exempel kan planeraren informera värden om att en välgörenhetsinsamling kan hållas på ett hotell, ett landmärke i staden eller på ett kongresscenter. Värden kommer att välja ett platsalternativ från valen. Om värden väljer att ha evenemanget på ett hotell, kommer planeraren sedan välja en rad hotellval – vilket återigen ger värden möjlighet att göra ett välinformerat val.
När väl typ av evenemang har bestämts måste företagsevenemangsplaneraren gå vidare och förhandla om alla aspekter av evenemanget. Förutom att reservera lokalen kommer en företagsevenemangsplanerare att ansvara för alla detaljer. Att välja en cateringfirma, boka underhållning, arrangera lokala rundturer, hantera evenemangsbokföringen och ställa in audio/visuell utrustning kan alla vara planerarens ansvar. Dessutom, om det finns gäster utanför stan för evenemanget, kan planeraren behöva ställa in researrangemang, såsom flyg och marktransport, och hjälpa gästerna att få pass eller visum.
På evenemangsdagen kommer företagets evenemangsplanerare att se till att allt flyter på smidigt. Eventuella fel kommer att hanteras och lösas av planeraren. Även om det kan vara stressande för planeraren, bör företagsvärden inte känna någon av stressen.
Att anlita en företagsevenemangsplanerare kan tyckas vara en onödig kostnad till en början; men det kan faktiskt spara ett företag pengar. Om en medlem av personalen var tvungen att ta time out från sin dag för att planera ett evenemang, även ett i liten skala, kan hennes arbetsuppgifter ha lägre prioritet. En företagsevenemangsplanerare är utbildad att ringa otaliga telefonsamtal, träffa olika leverantörer och slutföra detaljerade arrangemang, vilket räddar företagsanställda från besväret.