En allmän journal är ett redovisningsverktyg som företag använder för att registrera finansiell information. Denna journal är en stapelvara i det dubbla bokföringssystemet eftersom debeteringar och krediter registreras för att representera faktiska finansiella transaktioner. Denna journal följer konceptet med redovisningsekvationen, som är tillgångar lika skulder plus eget kapital. Alla debiteringar som registreras i journalen kommer att motsvara det totala beloppet av krediter som registrerats av företaget, vilket bibehåller integriteten för redovisningsekvationen. Den allmänna journalen består av enskilda transaktionskonton, tillsammans med specialposter från andra specialjournaler.
I den allmänna journalen ingår ofta enskilda transaktionskonton som inte hänför sig till andra specialjournaler. Vanliga allmänna konton inkluderar försäljnings- och administrationskostnader, löne-, marknadsförings- eller reklamkostnader, såväl som andra olika omkostnader. Den finansiella informationen som registreras i dessa konton hänförs i allmänhet inte till en specifik affärsavdelning eller produkter som produceras av företaget. Dessa konton representerar vanligtvis företagets omkostnader som måste betalas så att verksamheten kan förbli en fortsatt drift.
Särskilda poster som finns i den allmänna journalen kommer från ett antal särskilda redovisningstidskrifter. Dessa journaler inkluderar ofta löner, försäljning, leverantörsskulder, kundfordringar och kontanter. Företag kan ha flera speciella tidskrifter, beroende på deras affärsverksamhet och utformningen av deras redovisningskontors arbetsflöde. Lönejournalen innehåller all information som rör utbetalningar vid anställning av extern arbetskraft. Denna information kan separeras som betalningar gjorda för pensionsplaner, hälsa eller andra förmåner, såväl som regelbunden ersättning och bonusar. Företag fördelar ofta lönesaldot till olika avdelningar; ofördelade belopp kan komma att hamna i bolagets allmänna journal.
Försäljningsjournalen innehåller information om all försäljning av varor eller tjänster som möter privatpersoner och företag. Denna journal kan också innehålla information om kostnaden för sålda varor för att upprätthålla korrekta lagerförteckningar. Finansiell information som ingår i den allmänna journalen avseende försäljning inkluderar ofta justeringar av försäljningsbelopp, försäljningsrabatter eller lagerjusteringar.
I leverantörsreskontrajournalen listas alla belopp som är skyldiga leverantörer, leverantörer eller andra individer och företag. Företag använder denna speciella tidskrift eftersom de ofta har omfattande leverantörsskulder till olika individer eller företag. Kundreskontrajournalen är mycket lik leverantörsreskontrajournalen. Däremot innehåller fordringsjournalen information om de pengar som individer eller företag är skyldiga företaget. Den allmänna journalen används ofta i samband med dessa specialjournaler för att skriva av inaktuella saldon eller korrigera fel som gjorts vid bokföring av finansiella tabeller eller fordringsbelopp.
Den sista specialjournalen innehåller poster som hänför sig till företagets kassatillgodohavanden. Eventuella fel relaterade till bankverksamhet eller andra justeringar kan registreras i ett företags allmänna journal. Mindre företag med begränsade kapitalresurser får inte använda en särskild journal för bokföring av kassaposter, eftersom kontanter avser alla funktioner i verksamheten.