Givarbekräftelse är hur ideella organisationer erkänner de individer och enheter som ger bidrag för att stödja organisationens arbete. I vissa fall kan det vara ett enkelt tackbrev. I andra kan det vara ett formellt erkännandeförfarande, som att gravera en givares namn på en bidragsgivares plakett eller vägg. Processen för erkännande av givare är en del av det sätt på vilket en ideell organisation odlar en pågående relation med en supporter.
Att säga ”tack” när en gåva ges är aldrig nödvändigt, men det är alltid bra. Ideella organisationer är beroende av gåvor för att utgöra huvuddelen av deras driftsbudgetar. Det ligger i deras intresse att iaktta varje formalitet och att se till att uttrycka uppskattning för gåvor. Givarbekräftelse är vanligtvis en funktion av en organisations utvecklingsavdelning. Utvecklingspersonal sköter hela relationen med givare och blivande givare.
En av de första sakerna som en utvecklingshandläggare gör när en donation tas emot är att skicka ut ett givarbekräftelsebrev. Det kan finnas andra former av uppskattning som ges till givaren, men grundbrevet säkerställer att givaren formellt tackas minst en gång. Tackbrevet är ett officiellt steg i donatorodlingsprocessen som anses vara en bästa praxis inom insamlingsbranschen.
I vissa fall tjänar givarens bekräftelsebrev ett sekundärt syfte för att uppfylla skattekraven. Till exempel kräver den ideella skattelagstiftningen i USA att organisationer ska förse givare med ett kvitto på sina gåvor som anger om gåvan är avdragsgill. Kvittot ska också innehålla ett språk som anger att inget av värde mottagits i utbyte mot donationen. Istället för att skicka ett separat kvitto använder många organisationer donatorbekräftelsebrevet som kvitto, och kombinerar de två funktionerna.
Det finns ytterligare sätt att erkänna givare, när tackbrevet har skickats. Vissa organisationer är värd för ett speciellt donatorbekräftelseevenemang för stora givare en gång om året. Andra organisationer publicerar en förteckning över givare i en årsredovisning eller som annons i framstående publikationer. I vissa fall utformar ideella organisationer speciella erkännandeprogram som inkluderar att lägga till namnen på donatorer på en donatorvägg eller på en speciell donatorplakett som visas i ett år eller mer.
Nyckeln till korrekt erkännande är att förstå vilken roll den spelar i donatorkultivering. Ideella organisationer försöker utveckla långsiktiga relationer med givare. Detta är vettigt eftersom givare är deras primära inkomstkälla. Utvecklingserbjudanden har till uppgift att flytta givare med i givandeprocessen, se till att de ger regelbundet och ökar storleken på sina gåvor över tiden. Givarbekräftelse är ett viktigt sätt att få givare att känna sig uppskattade och hålla dem engagerade.