Programvara för dokumentavbildning är ett program som används i dokumenthantering för att konvertera pappersdokument till digitalt format. Skannrar används för att mata in dokumentinformation, och sedan namnger och sparar dokumentmjukvaran vanligtvis dokumenten, använder optisk teckenigenkänning (OCR) för att göra dem sökbara och redigerbara och arkiverar dem. Programvara för dokumentavbildning kan integreras med multifunktionell kringutrustning (MFP) så att programvaran kan hantera dokument när de skannas.
Ofta innehåller programvara för dokumentavbildning inbyggda funktioner för att effektivisera och kontrollera redigeringen av lagrade dokument. Vissa applikationer inkluderar möjligheten att checka ut ett dokument för att säkerställa att endast en användare kan redigera ett dokument åt gången. Programvaran kan också underlätta godkännandeprocesser så att ändringar inte tillämpas på dokument förrän angivna administratörer godkänner dem.
Programvaran kommer vanligtvis med ett eget grafiskt användargränssnitt för lagring och lokalisering av filer. Gränssnitt kan innehålla dra-och-släpp-funktioner och ibland innehålla sökmotorer som liknar de som används för att söka på Internet så att användare snabbt och enkelt kan hitta filer. Dokument som lagras i programvaran kan skrivas ut, e-postas och faxas digitalt. Vissa program tillåter användare att kommentera dokument med hjälp av inbyggda kommentarfunktioner.
Programvara för dokumentavbildning inkluderar ofta möjligheten att integrera dokument med andra program. Dokument kan sparas i portabla dokumentformat (PDF) och Microsoft® Office-kompatibla format, och bilder kan exporteras i format som jpeg och tiff. Data kan också kopieras och klistras in i ordbehandlingsdokument och kalkylblad.
Många företag använder programvara för dokumentavbildning för sina säkerhetsfunktioner. Användare kan tillåtas eller nekas åtkomst till vissa filer baserat på användarbehörighetsnivå, och filer kan låsas för redigering, eller så kan redigeringar kräva godkännande innan de tillämpas på dokument. Förutom att tillhandahålla säkerhet genom att kontrollera åtkomst till och ändring av dokument, ger dokumentavbildningsprogram affärssäkerhet eftersom digitala filer, till skillnad från pappersdokument, enkelt och regelbundet kan säkerhetskopieras. Detta gör att företag kan skydda dokument i händelse av katastrofala händelser som brand eller översvämning.
Digital bildbehandlingsprogram har också flera andra fördelar. Förutom att ge ökad säkerhet sparar digitala filer lagringsutrymme. Datorfiler är mer lättillgängliga och lättare att dela än pappersdokument, särskilt för stora, spridda arbetsgrupper. Programvara som inkluderar automatisk arkivering kan också spara administrativa kostnader. Eftersom de flesta dokument i slutändan används elektroniskt ger arkivering och lagring av dem i elektroniskt format kontinuitet, konsoliderar arbetsflöden och sparar tid.