Digital transformation är en process genom vilken ett företag, en byrå eller en annan organiserad grupp av individer ändrar hur de utför vanliga uppgifter baserat på att förstå ny digital teknik. Det finns ett antal olika sätt på vilka denna transformation kan ske, även om den vanligtvis hänvisar till en fullständig och meningsfull förändring, snarare än en justering i fokus eller förståelse. Detta inträffar vanligtvis efter att gruppen kommer att förstå och inse vikten av digital information och digitalisering. Digital transformation inträffade för många företag och organisationer runt början av 21-talet, eftersom internet och datorer blev etablerade aspekter av den dagliga verksamheten.
För många nya företag är digital transformation kanske inte en övervägande, eftersom fler och fler företag etableras med förståelse för digital information. Äldre företag och byråer måste dock ofta genomgå en period av digital transformation för att ”hänga med” i nya organisationer. Detta sker ofta som en långsiktig process, snarare än som en enkel förändring av fokus, och många företag anställer någon, till exempel en informationschef (CIO), för att hjälpa till att underlätta processen.
Det första steget mot digital transformation är ofta digital kompetens. Detta inträffar när de som driver ett företag inser vikten av digital information och hur digitalisering kan effektivisera olika affärsprocesser. De kanske ännu inte förstår hur digital information bäst kan organiseras och nås, men det finns en medvetenhet om dess betydelse.
Detta rör sig vanligtvis in i digital kompetens, vilket är en förståelse för hur digital information kan användas och bearbetas. Ett företag eller en grupp som har nått detta stadium kan ha en webbplats och mycket av dess journalföring kan göras med hjälp av digital information och processer. Detta är fortfarande vanligtvis ett försök att fortsätta tidigare praxis med användning av digital teknik, som ofta är felaktig och föregår fullständig digital transformation.
Faktisk digital transformation uppstår när ett företag förstår att teknik och digital information kan användas på ett sätt som skiljer sig helt från tidigare praxis. Detta innebär ofta att ett företag eller en byrå måste ändra tidigare praxis och komma för att göra affärer och organisera information på nya sätt för att dra nytta av digitaliseringen. Nya företag etableras ofta med denna typ av förståelse, varför äldre företag eller organisationer måste anpassa sig och förändras för att hänga med i ny teknik. När den digitala transformationen väl inträffar kommer ett företag sannolikt att bättre kunna utnyttja ny teknik och digitala tjänster för att nå kunder, organisera företagsdata och tillåta större arbetsflöde och genomströmning mellan avdelningarna inom företaget.