Företagsresehanteringsavdelningen (CTM) på ett företag hanterar alla aspekter av researrangemangen för företagets anställda. Kontrakt med resepartner, såsom hotellkedjor, ordnas av företagsreseledningsgruppen och anställda måste ordna tjänsteresor genom reseledningsavdelningen. Stora företag har avdelningar för företagsresehantering, medan mindre företag tenderar att anlita resebyråer för att tillhandahålla några av samma typ av tjänster.
Policyer relaterade till företagsresor formuleras vanligtvis av reseledningsgruppen i samarbete med personal- och ekonomiavdelningarna. Stora företag har en årlig budget för resekostnader och företagsresegruppen måste se till att den totala kostnaden för personalens resor inte överstiger årsbudgeten. Vissa resegrupper tilldelar en resebudget till varje division av företaget, och avdelningscheferna ansvarar för att övervaka researrangemangen för sina egna anställda.
En företagsreseledningsgrupp knyter normalt band med företag som kan tillhandahålla transporter och boende för anställda under affärsresor. Stora företag går med på avtal med flera hotellkedjor för att säkerställa att anställda kan hitta partnerhotell att bo på oavsett var de måste resa i affärer. Företag får normalt en betydande rabatt för gruppbokningar och får rabatterade priser för att gå med på att arbeta med särskilda hotellkedjor och flygbolag. Dessa rabatter är beroende av det faktum att företagsresegruppen går med på att göra en viss mängd affärer med varje partnerföretag. Hotell och flygbolag kan avbryta rabatterna om företag gör bokningar mindre ofta än vad som ursprungligen överenskommits.
Anställda som måste resa på övernattningsresor får normalt ersättning för kostnader för måltider, tvätt och kemtvätt. Företagsledningsgruppen bedriver forskning för att fastställa kostnaden för måltider och andra tjänster i olika geografiska regioner, och använder denna information för att fastställa dagliga kostnadsgränser för anställda. Företag ersätter endast utgifter som inte överstiger gränsen, även om anställda är fria att spendera utöver den dagliga gränsen om de använder sina egna medel. Vissa företagsreseledningsgrupper förser anställda med företagskreditkort, vilket gör det möjligt för anställda att debitera utgifter direkt till företaget istället för att lämna in anspråk på ersättning.
När årliga utgifter överstiger den angivna budgeten ansvarar reseledningsgruppen för att företagets anställda ändrar eller avbryter resplaner för resten av året. Många företag kräver att anställda genomför möten via konferenssamtal för att minska kostnaderna. Budgetar för resor ses över årligen och kan höjas för att möta stigande priser, men de flesta företag ser resekostnader som kontrollerbara kostnader och tenderar att hålla resebudgetar till ett minimum.