Även känd som groupware, är kollaborativ programvara en typ av datorprogram som underlättar delning av data mellan flera datorer. Huvudmålet det strävar efter att uppfylla är att tillåta användare att tillsammans arbeta med samma dokument och gruppprojekt. Detta kan vanligtvis göras över både lokala och fjärranslutna datornätverk. Några av funktionerna som samarbetsmjukvara ger är delning av e-postkommunikation, snabbmeddelanden, kalenderdata och konferenser.
Samarbetande programvara erbjuder många fördelar. Bland dem är möjligheten att integrera olika planering, schemaläggning och spårningsfunktioner i ett enda paket. Med lyxen att samarbeta via intranät eller Internet kan grupper njuta av det sömlösa, koordinerade utförandet av viktiga uppgifter som behövs för att uppnå teamorienterade mål.
Den kanske mest anmärkningsvärda fördelen med kollaborativ programvara är centraliserad datalagring. Eftersom en sådan applikation kräver att flera användare har åtkomst till samma data samtidigt, behövs centraliserad lagring för att hantera masterdatauppsättningen. Med de flesta program har användare tillgång till den senaste versionen av data som applikationen innehåller via ett inloggnings-ID och lösenord. Masterdatauppsättningen kontrolleras av en administratör på toppnivå. Centraliserad lagring ger gruppanvändare den åtkomst de behöver för att vara produktiva samtidigt som det hjälper till att säkerställa dataintegritet.
Samarbetande programvara kan vara användbar i ett antal situationer, till exempel vid mjukvaruutveckling. I de flesta fall skapas mjukvaruapplikationer av ett team av utvecklare, eftersom uppgiften vanligtvis är för mycket för en enskild individ att hantera. Om kommunikationen mellan utvecklingsteamet inte är tydlig kan även de enklaste felen resultera i en slutprodukt som har allvarliga brister. De versionskontrollmöjligheter som samarbetsmjukvara erbjuder kan förse utvecklingsteam med projektets fullständiga historik så att de kan åtgärda eventuella fel som kan ha identifierats.
Vissa samarbetande mjukvarulösningar är fler och kräver en komplex IT-infrastruktur. Denna typ av programvara erbjuds vanligtvis genom en outsourcad tjänst där ett företag är värd för programmet på sin server och ger gruppanvändare tillgång. Några av de mest kända exemplen på dessa lösningar är Microsoft Exchange® och Microsoft Sharepoint®. Variationer av sådana program klassificeras också vanligtvis baserat på om applikationen är designad för Internet- eller intranätåtkomst.
Samarbetande programvara kan vara fördelaktigt för organisationer och team av olika storlekar. Det erbjuder ett sätt att öka produktiviteten och slutföra framgångsrika projekt oavsett fysiska gränser. Med dator- och internetteknik som utvecklas i snabb takt, kan denna typ av programvara utvecklas till att inkludera ännu mer sömlösa samarbetslösningar i framtiden.