Automatiserad fakturering är en åtgärd där fakturering av varor och tjänster sker utan att fakturan behöver förberedas för hand. Många faktureringssystem av denna typ ger möjlighet att generera och skicka elektroniska kopior av fakturorna till kunder. Användningen av denna typ av faktureringsprogram gör det möjligt att hantera faktureringsprocessen med större effektivitet, vilket sparar företaget både tid och pengar.
Det finns flera funktioner som är gemensamma för programvara för automatisk fakturering. I de flesta fall är programvaran utformad för att möjliggöra skapandet av kundprofiler som innehåller all information som behövs för att korrekt förbereda fakturan. Dessa uppgifter kommer att innehålla kundens namn, faktureringsadress, faktureringskontakt och en e-postadress om fakturan ska skickas elektroniskt. I de flesta fall kommer det automatiska faktureringsprogrammet att samla in data från andra källor som har att göra med kundanvändning, eller tillåta manuell inmatning av beställningar när de är uppfyllda. Processerna inom faktureringssystemet tillämpar sedan rätt priser för varje beställning och skapar en faktura.
Beroende på hur det automatiska faktureringssystemet är konfigurerat kan fakturan skrivas ut tillsammans med ett medföljande kuvert direkt efter fakturagenereringen. Det är dock möjligt att ställa in programvaran så att fakturor skrivs ut automatiskt vid en specifik tid på dygnet. Det finns till och med några exempel på programvara som kommer att uppmana maskiner att vika fakturan, sätta in den i ett föradresserat kuvert och försegla kuvertet. När e-post används som leveransmedium kan systemet påskynda leveransen omedelbart efter att fakturan har genererats, eller hantera e-postprocessen vid en specifik tid på dagen, ett tillvägagångssätt som gör det möjligt för företagare att kartlägga fakturor innan de skickas ut.
Elektroniska faktureringssystem av denna typ inkluderar ibland möjligheten att ta emot och tillämpa betalningar på utestående fakturor. Till exempel kan e-postfakturor innehålla en inbäddad länk som gör att kunden omedelbart kan betala efter att ha tagit emot och granskat fakturan. Istället för att kräva att en person tar emot betalningen och manuellt matar in den i kundreskontradatabasen, känner programvaran igen betalningen, tillämpar den på lämpligt fakturanummer och drar av det beloppet från saldot på kundkontot.
Automatisk fakturering fungerar mycket bra med situationer där en kund har en stående order, eller det finns en återkommande betalning som måste begäras på vecko- eller månadsbasis. Med denna applikation kan systemet konfigureras för att automatiskt generera stående eller återkommande fakturor till lämpliga kunder, vilket eliminerar behovet för en eller flera anställda att lägga timmar på denna repetitiva uppgift. Slutresultatet är att personalen kan utnyttjas för olika funktioner, vilket gör att arbetsdagen blir mer produktiv och därmed kostnadseffektiv.
Användningen av automatiserad fakturering är vanlig idag hos företag av alla storlekar. Företagstyper som sträcker sig från telekommunikation till onlinebutiker drar nytta av användningen av denna typ av programvara. Genom att spara tid och resurser för företaget kan företag hålla kostnaderna lägre och därmed förbli mer konkurrenskraftiga.