Anteckningar är när en lyssnare sammanfattar en föreläsning, ett tal eller en presentation i de viktigaste punkterna och skriver ner dessa punkter för senare användning. Detta kan hjälpa lyssnaren att komma ihåg vad som sades så att det kan återkallas och användas mer effektivt. Att göra anteckningar kan vara viktigt närhelst lyssnaren måste känna till eller komma ihåg en betydande mängd information som berättats för honom eller henne av talaren, för utan att använda anteckningar kan det vara svårt att komma ihåg allt som sades. Många experter rekommenderar fem tips för att ta och använda anteckningar: spela in, minska, recitera, reflektera och granska.
Vid anteckningar är inspelning handlingen att skriva ner det som sägs av talaren. Istället för att lyssnaren sammanställer en fullständig avskrift, innebär anteckningar att skriva ner huvudpunkterna, den viktigaste informationen eller allt som är nytt eller kan vara svårt att komma ihåg. Dessa anteckningar kan vara kompletta meningar, nyckelord eller vad som är mest användbart för anteckningsskrivaren.
När talaren har pratat klart kan anteckningstagaren minska sina anteckningar. Detta innebär att gå igenom anteckningarna och stryka över eller radera allt som är oviktigt eller överflödigt. När du gör anteckningar kanske lyssnaren inte omedelbart inser vad som är viktigt eller oviktigt. Han eller hon kanske inte heller är medveten om upprepning eller redundans när han tar anteckningarna. Anteckningsskrivaren kan minska antalet anteckningar och kan omorganisera eller konsolidera anteckningarna till det mest användbara formatet.
Därefter kan anteckningsskrivaren recitera och reflektera. Detta innebär att läsa de återstående anteckningarna – ofta högt, så att anteckningstagaren både kan höra dem och läsa dem – och begrunda informationen. Anteckningstagaren kan memorera några eller alla anteckningarna och bör se till att han eller hon förstår all information istället för att bara kunna upprepa den. Allt som är oklart bör klargöras, kanske genom att kontakta den ursprungliga talaren för att klargöra en fråga eller ställa frågor. Anteckningsskrivaren kunde också leta efter svar från andra källor, såsom böcker, onlinematerial, andra experter eller till och med andra personer som hörde samma talare.
Det sista steget är att anteckningsskrivaren granskar anteckningarna. Detta görs vanligtvis som en förberedelse för att använda informationen på något sätt, till exempel före ett test eller ett affärsprojekt. Att göra en allmän översikt över anteckningarna i detta skede kan hjälpa anteckningstagaren att hålla sina tankar organiserade och kan hjälpa till att säkerställa att all nödvändig information kommer att komma ihåg.
Tillsammans med de fem R:na finns det några enkla tips för att göra anteckningar. Att använda läsbar handstil kan säkerställa att ingen information går förlorad. Artiklar som ”a” och ”the” samt andra vanliga ord kan utelämnas under anteckningar så att informationen kan skrivas ner snabbare och för att ta mindre utrymme.
Att infoga underrubriker som anger olika ämnen eller diskussionspunkter kan vara till hjälp. Anteckningstagare bör också inkludera datum, en titel eller övergripande ämne och ett sidnummer på varje sida av anteckningarna och bör se till att fästa ihop alla lösa papper, till exempel med en häftklammer. Detta kan hjälpa till att undvika att anteckningar från olika ämnen eller talare blir blandade eller delvis förlorade.