De flesta företag hanterar konfidentiell information på någon nivå. Oavsett om det är affärshemligheter, marknadsföringsstrategier eller kreditkortsnummer, har ett företag en anledning och rätt att skydda sin konfidentiella information, så länge informationen är laglig. Många arbetsgivare kräver att nyanställda tecknar ett sekretessavtal som säkerställer att den anställde inte lämnar ut någon konfidentiell information både under och efter anställningen. Att vägra att följa ett avtal om anställningssekretess kan vara skäl för uppsägning och till och med rättsliga åtgärder i vissa fall.
Anställningssekretessavtal tecknas vanligtvis innan anställningen påbörjas. Detta säkerställer att medarbetaren vet vad han eller hon ger sig in på och förstår att jobbet ges under förutsättning att avtalet tecknas. Arbetsgivare bör se till att ge den nyanställde tid att läsa igenom avtalet och vara beredda att svara på eventuella frågor om det konfidentiella materialets karaktär på jobbet.
Vissa anställningssekretessavtal innehåller en klausul som diskuterar tidigare anställningsinformation. Detta är mycket viktigt för både arbetstagare och arbetsgivare, eftersom det skyddar bådas integritet. De flesta företag kräver att en anställd följer konfidentialitetsreglerna även efter att ha lämnat jobbet för en annan position; om en ny arbetsgivare ber en anställd att bryta sekretess från ett annat jobb är det oetiskt och ibland olagligt. Den tidigare anställningsklausulen skyddar den anställde från att behöva svara på dessa frågor och skyddar även verksamheten från anklagelser om att ha stulit företagshemligheter genom att anställa ett annat företags arbetare.
Det är viktigt att förstå att undertecknande av ett sekretessavtal inte innebär att en anställd måste hålla tyst om olaglig verksamhet. Även om det inte är ovanligt att oetiska företag hotar arbetare med uppsägning och stämningar för att de avslöjar olagliga affärsmetoder för myndigheterna, kommer den anställde vanligtvis att ha rättslig prövning mot sådana handlingar. Vissa regioner har antagit ”whistleblower”-lagar för att skydda anställda som avslöjar olaglig praxis för behöriga myndigheter.
Om ett sekretessavtal tecknas ska både arbetstagaren och arbetsgivaren få en kopia. I allmänhet kommer företaget att förvara dokumentet i en personalakt med annan dokumentation om arbetstagaren. Experter rekommenderar att medarbetaren också hänger på sitt exemplar och behåller det tillsammans med andra viktiga dokument för enkel granskning.
Det är viktigt för arbetsgivare att påminna arbetstagarna om nödvändigheten av sekretess. I situationer där det är oklart vilken information som är konfidentiell, överväg att markera alla viktiga e-postmeddelanden, PM och andra dokument som ”konfidentiella” för att tjäna som en påminnelse. Denna enkla sak kan förhindra att oavsiktliga läckor av information inträffar.