Memperoleh catatan adopsi bisa menjadi tugas yang panjang dan sulit, karena akses ke catatan ini umumnya disediakan untuk pihak yang terlibat dalam proses adopsi. Kemudahan akses ke catatan adopsi seringkali tergantung pada jenis informasi yang dicari dan siapa yang melakukan pencarian. Undang-undang yang mengatur akses ke catatan adopsi bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, dengan beberapa negara bagian menerapkan batasan hukum yang lebih ketat daripada yang lain.
Sebagian besar negara bagian membatasi akses publik ke catatan adopsi setelah proses adopsi diselesaikan untuk menjaga kerahasiaan pihak-pihak yang terlibat. Catatan adopsi mungkin telah disegel dan hanya dapat diakses oleh mereka yang terlibat langsung dalam proses adopsi, seperti ibu kandung, orang tua angkat, atau anak angkat. Bahkan individu-individu tersebut diberikan akses hanya dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Semua negara bagian memiliki prosedur yang dapat diikuti oleh pihak-pihak dalam adopsi untuk mendapatkan akses ke informasi spesifik dan terbatas dari catatan adopsi. Negara bagian tertentu, termasuk New York dan Rhode Island, mungkin mengharuskan pihak yang bertanya untuk mengikuti persyaratan yang lebih ketat, seperti mendaftar ke pendaftaran adopsi atau mengajukan petisi pengadilan, sebelum informasi ini dapat dibuka.
Informasi non-identifikasi tertentu dari catatan adopsi termasuk informasi fisik orang tua kandung dan riwayat kesehatan biasanya dapat diakses oleh orang tua angkat, anak angkat, atau orang tua kandung. Umumnya, anak adopsi dapat diberikan akses ke informasi non-identifikasi atas permintaan tertulis, jika anak adopsi setidaknya berusia 18 tahun. Orang tua angkat dapat mengakses informasi non-identifikasi di semua negara bagian. Jika informasi lebih lanjut tentang kesehatan orang tua kandung diperlukan oleh orang tua angkat untuk alasan medis, beberapa negara bagian akan mengizinkan pendaftaran adopsi untuk menghubungi orang tua kandung atas nama orang tua angkat untuk meminta informasi lebih lanjut. Akses orang tua kandung ke informasi non-identifikasi seperti kesehatan anak adopsi diizinkan di 28 negara bagian, dan 15 negara bagian akan mengizinkan saudara kandung dewasa untuk mendapatkan informasi ini.
Akses untuk mengidentifikasi informasi, atau informasi yang dapat mengungkapkan siapa orang tua kandung dan orang yang diadopsi, dapat diberikan di sebagian besar negara bagian kepada orang tua angkat, orang tua kandung, atau orang yang diadopsi jika persetujuan sebelumnya dari individu yang informasinya diminta telah dicatat. Jika persetujuan sebelumnya tidak ada, negara bagian dapat membatasi akses ke catatan adopsi yang dapat mengungkapkan identitas pihak-pihak dalam adopsi kecuali jika alasan yang baik ditunjukkan. Di 36 negara bagian, saudara kandung dari adopsi dapat meminta dan diberikan akses ke catatan tersebut jika persetujuan bersama diberikan.
Untuk menentukan apakah persetujuan telah diberikan, 30 negara bagian telah melembagakan pencatatan persetujuan bersama yang memungkinkan pihak-pihak yang mencari informasi untuk menentukan apakah catatan adopsi dapat diungkapkan kepada mereka melalui persetujuan bersama yang telah diajukan kepada negara. Di beberapa negara bagian yang belum menerapkan pencatatan persetujuan bersama, individu atau lembaga pihak ketiga, yang dikenal sebagai perantara rahasia, dapat diberi wewenang secara hukum untuk mengakses catatan adopsi yang disegel untuk tujuan menemukan orang tua kandung atau kerabat dan memperoleh persetujuan mereka. .