Menyewa orkestra profesional adalah proses sederhana yang melibatkan pemahaman musik yang akan dibawakan dan berhubungan dengan orang atau orang-orang yang mengoordinasikan acara orkestra. Apakah seseorang dapat menyewa orkestra tergantung pada jadwal kelompok. Individu atau organisasi yang mempekerjakan juga harus mampu membayar berapa pun biaya yang dibebankan orkestra untuk latihan dan konser terakhir.
Ketika seseorang ingin menyewa orkestra, pertama-tama ia harus melihat musik yang akan dibawakan. Beberapa musik, seperti musik yang dibuat untuk orkestra kamar, tidak mengharuskan setiap anggota bekerja secara normal di dalam orkestra. Orang yang menyewa orkestra harus membayar biaya yang mencakup waktu masing-masing musisi yang akhirnya bermain, jadi penting untuk tepat tentang jenis musik di program orkestra sehingga orkestra dapat merespons dengan perkiraan biaya dan membuat pengaturan dengan pemain yang tepat.
Biasanya, sebuah orkestra memiliki manajer atau direktur yang bertanggung jawab untuk mengatur penampilan orkestra, meskipun beberapa direktur melakukan tugas ganda dan mengelola orkestra mereka selain memimpin. Orang ini bertindak sebagai penghubung antara direktur orkestra, perwakilan tempat pertunjukan dan orang yang menyewa orkestra. Langkah kedua yang harus diambil untuk menyewa orkestra adalah menghubungi manajer orkestra dan menyatakan minat untuk mengamankan layanan orkestra. Manajer orkestra memeriksa acara yang sudah ada di kalender orkestra. Jika orkestra bebas pada tanggal yang disyaratkan oleh individu yang menyewa, dia memberi tahu direktur orkestra bahwa orkestra memiliki permintaan sewa.
Setelah direktur orkestra mengetahui bahwa seseorang ingin orkestra dimainkan, ia dapat mengumumkan undangan tersebut kepada anggota orkestra. Dia kemudian dapat bertanya kepada anggota berapa banyak individu yang dapat berkomitmen untuk latihan dan konser. Jika terlalu banyak anggota orkestra yang tidak hadir, direktur biasanya menolak undangan, tetapi dia mungkin memberi tahu manajer bahwa orkestra akan tersedia pada tanggal yang berbeda jika individu yang mempekerjakan dapat mengubah jadwalnya. Di banyak orkestra profesional, direktur membuat keputusan eksekutif apakah akan menerima undangan atas nama orkestra atau tidak dan anggota orkestra diharapkan menyesuaikan jadwal mereka sendiri, karena pemain memahami bahwa posisi mereka dengan orkestra memerlukan komitmen ketersediaan.
Jika direktur menerima undangan untuk disewa, individu yang mempekerjakan membayar berapa pun biaya yang dimiliki orkestra saat ini. Tarifnya bisa beberapa ratus hingga beberapa ribu Dolar AS, tergantung pada jumlah latihan dan konser yang diminta dan berapa banyak anggota orkestra yang harus hadir. Biaya yang diperlukan untuk menyewa sebuah orkestra adalah alasan utama mengapa kebanyakan calon musisi tidak secara rutin menyewa orkestra mereka sendiri, melainkan bekerja untuk mencapai tingkat musik profesional yang memerlukan undangan dari direktur untuk tampil bersama orkestra.
Meskipun mahal bagi seseorang untuk menyewa orkestra, orkestra membuatnya mudah untuk melakukannya karena mereka ingin eksposur publik dan memiliki biaya sendiri untuk menutupi, seperti biaya gaji direktur, ruang latihan, perjalanan dan lembaran musik. Mereka sering memberi tahu anggota masyarakat bagaimana meminta layanan orkestra di program, situs web orkestra, dan iklan di publikasi yang berhubungan dengan seni. Mereka biasanya memberikan URL situs web, nomor telepon atau alamat email direktur atau manajer dan penjelasan tentang apa dan di mana orkestra dapat bermain. Ada juga beberapa situs web yang dirancang untuk mencocokkan perekrutan individu dengan orkestra yang tersedia, dan sutradara dapat memilih untuk mencantumkan orkestra mereka di situs ini.