Anda dapat menulis tanda terima dengan menggunakan buku tanda terima, melengkapi template faktur, atau dengan mencatat rincian transaksi penjualan dalam bentuk panjang pada selembar kertas dan menandatanganinya. Dalam lingkungan ritel, tanda terima biasanya dibuat secara elektronik, tetapi tidak ada persyaratan bahwa tanda terima harus diproduksi dengan cara tertentu agar valid. Selama tanda terima menunjukkan apa yang dijual, jumlah yang dibayarkan, siapa yang menerima harga pembelian, dan tanggal transaksi, itu memenuhi syarat sebagai catatan pertukaran yang sah.
Kwitansi merupakan bagian penting dari sebuah transaksi penjualan. Mereka memberikan bukti resmi dari rincian pertukaran dan dapat diserahkan kepada otoritas mana pun untuk mendukung berbagai klaim, seperti untuk mendokumentasikan pengeluaran untuk pengurangan pengembalian pajak. Tanda terima sering terkomputerisasi di lingkungan ritel tetapi tidak harus demikian. Anda dapat menulis tanda terima dengan menggunakan selembar kertas dan pena. Narasi dapat dibingkai dengan cara apa pun yang nyaman.
Tanda terima biasanya menyatakan bahwa pada tanggal tertentu sejumlah uang ditukar dengan suatu barang. Ini menunjukkan bahwa barang tersebut dijual oleh Anda kepada pembeli. Jika Anda menulis tanda terima dengan tangan dengan cara ini, Anda harus menandatangani kertasnya. Tanda tangan membuktikan bahwa Andalah yang menulis tanda terima.
Tanda terima tidak harus ditandatangani oleh pembeli. Kepemilikan kuitansi yang menunjukkan penjualan itu dilakukan kepadanya adalah bukti yang cukup legitimasi. Jika Anda ingin pembeli menandatangani dokumen tanda terima untuk membuat catatan yang lebih lengkap atau karena alasan lain, Anda dapat menjadikannya sebagai ketentuan transaksi.
Ada beberapa opsi yang tersedia untuk memudahkan penulisan tanda terima jika Anda perlu sering melakukannya. Toko perlengkapan kantor dan alat tulis membawa buku tanda terima pracetak yang mengharuskan Anda mengisi bagian yang kosong. Buku-buku ini sering disesuaikan untuk jenis transaksi tertentu. Jika Anda seorang tuan tanah yang perlu mengeluarkan tanda terima untuk pembayaran sewa, biasanya ada buku tanda terima pracetak yang khusus untuk situasi itu.
Anda juga dapat menulis tanda terima dengan menggunakan sistem faktur. Saat faktur dibuat untuk memfasilitasi penjualan, faktur tersebut mencantumkan item yang perlu disertakan dalam pesanan. Di bagian bawah atau belakang formulir, Anda dapat menyertakan bagian boilerplate yang dapat ditandatangani pembeli untuk menunjukkan penerimaan seluruh pesanan pada hari tertentu. Faktur dari Anda dengan daftar barang yang dijual, harga jual, dan tanda tangan pembeli yang menunjukkan bahwa pertukaran diselesaikan pada tanggal tertentu adalah tanda terima yang dapat diterima untuk transaksi tersebut.