Menulis surat lamaran resepsionis meja depan memerlukan daftar kontak dasar, subjek, penerima dan informasi salam, serta memperkenalkan kandidat dan mengapa dia menulis. Isi surat harus menyoroti keterampilan dan pengalaman yang dimiliki resepsionis sebagai ringkasan resumenya, menggunakan kata kerja dan pencapaian untuk menggambarkan apa yang terjadi daripada kata sifat kosong yang secara subjektif menggambarkan kemampuan pelamar. Bagian terakhir dari surat pengantar resepsionis meja depan memberikan instruksi kontak, meminta wawancara dan mengucapkan terima kasih, diikuti dengan frasa penutup, tanda tangan dan, jika perlu, garis penutup. Semua konten harus menunjukkan hubungan antara apa yang perusahaan butuhkan atau ingin capai dan apa yang dapat disediakan oleh resepsionis, jadi pelamar harus meneliti perusahaan sebelum menulis untuk mempersonalisasi surat, menghindari konstruksi formula dengan cara apa pun.
Sejauh ini hal terpenting yang harus dilakukan saat menulis surat lamaran resepsionis meja depan adalah meneliti perusahaan tempat pekerjaan itu ada. Ketika sebuah perusahaan memiliki kandidat yang memiliki kualifikasi yang sama, mereka menginginkan karyawan yang benar-benar memahami tujuan bisnis dan yang sesuai dengan filosofi dan misi perusahaan. Hal ini terutama berlaku dengan resepsionis, yang merupakan “wajah” awal dari pertemuan klien perusahaan. Temukan fakta tentang perusahaan yang dapat dikaitkan oleh kandidat dengan pengalamannya dan sesuaikan dengan poin-poin tersebut.
Setelah seseorang mengetahui sesuatu yang penting tentang perusahaan, inilah saatnya untuk mulai menyusun surat. Rata kiri, satu baris per kumpulan data, termasuk informasi seperti nama dan alamat pemohon, nama dan alamat perusahaan, tanggal dan baris subjek. Salam datang berikutnya dan harus menyertakan nama orang tertentu — “Kepada Siapa yang Berkepentingan” tidak boleh ada di surat pengantar resepsionis meja depan, karena ini menunjukkan bahwa pelamar tidak cukup serius untuk meluangkan waktu untuk mencari tahu siapa yang harus dihubungi .
Setelah informasi pengantar datang paragraf pertama dari surat penerimaan meja depan. Dalam paragraf ini, kandidat harus memperkenalkan dirinya, meringkas mengapa dia menulis. Juga dapat diterima untuk menjelaskan bagaimana kandidat mengetahui tentang pekerjaan resepsionis dan apa yang ditunjukkan perusahaan yang mereka inginkan dari seorang kandidat.
Di paragraf kedua, resepsionis harus menjelaskan lebih detail tentang kualifikasinya, menghubungkan setiap kualifikasi kembali dengan persyaratan perusahaan. Misalnya, menggunakan poin-poin jika perlu, dia dapat menjelaskan bahwa dia memiliki pengalaman x tahun atau sertifikat dalam penerimaan dari Universitas Y. Dia harus menguasai keterampilan yang dianggap penting untuk pekerjaan resepsionis, seperti penanganan komunikasi, organisasi, dan pemeliharaan basis data . Salah satu perangkap yang harus dihindari adalah penggunaan frasa kata sifat umum seperti “Saya adalah pemain tim.” Pernyataan ini subjektif, tidak menjelaskan apa yang dilakukan resepsionis dan memerlukan bukti spesifik yang dapat diverifikasi agar efektif, seperti “Upaya saya untuk bekerja sama dengan semua anggota staf menghasilkan peningkatan penyelesaian proyek sebesar 12 persen dan nominasi untuk Administrasi Staf Pekerja Tahun Ini oleh Organisasi Resepsionis Z.”
Paragraf terakhir dari surat lamaran resepsionis meja depan harus memberi tahu penerima bahwa, mengingat pengalaman dan kualifikasi yang tercantum, resume kandidat atau dokumentasi lain yang diperlukan terlampir dan bahwa wawancara akan dihargai sesuai kenyamanan penerima. Hal ini juga harus mengundang penerima untuk menghubungi pemohon dan referensi informasi kontak pemohon. Elemen terakhir adalah pernyataan singkat berterima kasih kepada penerima atas pertimbangan dan waktunya.
Menutup surat membutuhkan elemen penutup seperti “Hormat” atau “Sebagai penghargaan.” Setelah memukul kembali setidaknya tiga atau empat kali, kandidat harus menandatangani namanya. Dua baris di bawahnya harus berada di bawah garis enklosur, seperti “Enklosur ([jumlah enklosur])” atau “Enklosur: [daftar setiap item terlampir, dipisahkan dengan koma].