Majikan yang menerima aplikasi untuk pekerjaan resepsionis medis biasanya meminta pencari kerja untuk menyerahkan resume dan surat lamaran. Sementara surat bervariasi tergantung pada tugas pekerjaan tertentu, surat pengantar resepsionis medis harus menjelaskan secara singkat mengapa kandidat tertentu memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan tertentu. Surat lamaran resepsionis medis harus mencakup beberapa tetapi tidak semua informasi yang sama seperti resume tetapi juga harus mencakup penjelasan tentang bagaimana pencari kerja datang untuk mencari tahu tentang pekerjaan itu.
Informasi pertama yang muncul pada setiap surat lamaran harus nama penulis, alamat dan informasi kontak termasuk nomor telepon dan atau alamat email. Biasanya, surat pengantar resepsionis medis harus menyertakan salam formal seperti “Kepada siapa yang berkepentingan” meskipun dalam beberapa budaya salam kurang formal yang sesuai terutama jika penulis mengetahui nama manajer perekrutan. Selain itu, sebagian besar surat pengantar menyertakan tanda tangan formal dan meskipun surat biasanya diketik, surat pengantar harus menyertakan tanda tangan pelamar kerja yang sebenarnya.
Resepsionis bertanggung jawab untuk menjawab korespondensi, menjadwalkan janji temu dan menangani tugas administrasi dasar lainnya. Oleh karena itu, surat lamaran resepsionis medis harus secara singkat merinci kursus kesekretariatan atau administrasi kantor yang telah diselesaikan penulis. Pemohon juga dapat secara singkat menyebutkan beberapa paket perangkat lunak yang dia gunakan sebelumnya. Jika pelamar memiliki pengalaman resepsionis atau administrasi sebelumnya, maka rincian riwayat pekerjaan itu termasuk jumlah tahun bekerja dalam peran tersebut dan jenis pekerjaan yang terlibat juga dapat disebutkan.
Dalam beberapa kasus, resepsionis harus mencetak resep medis dan banyak orang yang bekerja dalam peran ini harus secara teratur berhubungan dengan apoteker dan penyedia asuransi kesehatan. Banyak perusahaan medis lebih suka mempekerjakan individu yang memiliki pengetahuan tentang prosedur medis. Dalam beberapa kasus, seorang resepsionis bahkan mungkin harus menyelesaikan kursus pelatihan terkait medis tertentu. Rincian pelatihan kejuruan semacam itu harus selalu disebutkan di bagian utama surat pengantar.
Paragraf terakhir dari surat lamaran resepsionis medis adalah titik di mana banyak orang memilih untuk mencantumkan atribut pribadi mereka. Seseorang yang melamar peran seperti itu mungkin ingin menyebutkan keterampilan organisasi atau interpersonal, karena ini adalah kualitas yang dicari banyak majikan di resepsionis. Banyak orang merekomendasikan untuk menutup surat lamaran dengan pernyataan penutup dugaan yang menunjukkan bahwa manajer perekrutan akan menghubungi pelamar dalam waktu dekat. Orang lain menyarankan untuk menggunakan pernyataan penutup yang kurang maju; alih-alih menyatakan bahwa dia berharap mendapat kabar dari manajer perekrutan.