Menulis rencana manajemen tugas melibatkan penetapan tujuan, daftar prioritas, penjadwalan, dan merancang rencana alternatif untuk menangani gangguan yang tidak terduga. Setiap bidang rencana harus didefinisikan dengan jelas untuk memberikan cetak biru kegiatan untuk memenuhi tenggat waktu dan menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan. Rencana manajemen tugas dapat mencakup dokumentasi kemajuan pada setiap langkah proyek untuk mengevaluasi apakah tujuan telah tercapai. Ini juga harus menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan memungkinkan pelaporan hasil.
Langkah pertama dalam menulis rencana manajemen tugas mendefinisikan pekerjaan yang membutuhkan perhatian. Ini juga menetapkan garis waktu untuk setiap tugas berdasarkan hari, minggu, atau bulan. Bagian penetapan tujuan dari rencana menjelaskan pekerjaan mana yang harus diselesaikan dalam setiap periode waktu. Daftar harapan ini mungkin mencakup bagian tentang masalah yang dapat mengganggu tenggat waktu dan bagaimana masalah ini dapat ditangani.
Daftar prioritas biasanya membuat proyek tetap teratur dan memberi karyawan cara untuk menentukan tugas yang membutuhkan perhatian segera. Tugas mendesak menentukan pekerjaan yang harus segera ditangani, seperti menangani panggilan telepon dan pengunjung yang mampir. Tugas penting mungkin mencakup perencanaan rapat atau presentasi mendatang yang berdampak pada perusahaan. Pekerjaan yang dianggap mendesak dan penting mungkin muncul dalam situasi krisis. Tugas yang tidak penting biasanya termasuk mengunjungi rekan kerja atau menghadiri urusan pribadi saat bekerja.
Penjadwalan setiap tugas mewakili komponen lain dari penulisan rencana manajemen tugas. Garis waktu harus dibuat untuk setiap pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proyek. Jadwal ini harus realistis dan mempertimbangkan sumber daya keuangan dan manusia yang tersedia. Sumber daya mungkin berbeda menurut proyek, dalam batasan anggaran. Rencana manajemen tugas harus menganalisis sumber daya yang dibutuhkan dan menentukan apakah perusahaan bersedia berinvestasi dalam sumber daya untuk memenuhi tenggat waktu.
Rencana cadangan mungkin dirancang untuk menangani masalah tak terduga yang muncul. Rencana manajemen tugas harus menyediakan strategi alternatif untuk menangani kejadian yang tidak terduga. Rencana alternatif ini mempersiapkan karyawan untuk menangani masalah dengan cepat tanpa perlu mendefinisikan kembali tujuan atau menetapkan prioritas baru.
Setelah rencana manajemen tugas ditulis, itu harus dibagikan dengan rekan kerja yang akan bekerja sama dalam proyek tersebut. Jika rencana tersebut memerlukan pendelegasian pekerjaan ke rekan kerja yang berbeda atau departemen yang berbeda dalam organisasi, masalah tersebut dapat diklarifikasi dengan mendiskusikan rencana tersebut. Proses ini memastikan setiap orang bekerja dari cetak biru yang sama untuk mencapai tujuan.
Langkah terakhir dalam mempersiapkan rencana manajemen tugas melibatkan metode pelacakan kemajuan, terutama pada proyek-proyek besar yang dipecah menjadi subtugas. Dengan memantau kemajuan, supervisor dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya. Mereka mungkin juga menemukan area yang lemah menurut departemen atau karyawan, di mana pekerjaan menjadi macet.