Apa Dokumen Inisiasi Proyek?

Dokumen inisiasi proyek (PID), atau ringkasan proyek, digunakan dalam manajemen proyek untuk menyoroti rencana pendekatan proyek. Bagian tertentu dari PID bervariasi di antara organisasi dan metodologi proyek. Umumnya, mereka masing-masing mencakup beberapa informasi kunci yang menggambarkan proyek, termasuk definisi, kasus, kiriman, kendala, risiko, anggota, rencana komunikasi, toleransi proyek, dan tanda tangan.

Definisi proyek adalah bagian kunci dalam dokumentasi. Ini akan menjelaskan tujuan proyek, sasaran, dan hasil yang diinginkan, bagaimana masing-masing akan diukur, dan ruang lingkup pekerjaan yang harus diselesaikan. Dokumen inisiasi proyek harus dengan jelas menyatakan fitur yang akan disertakan dan dikecualikan.

Kasus bisnis sangat penting untuk proyek. Bagian ini harus menjelaskan nilai yang diharapkan akan diberikan proyek kepada organisasi sebagai imbalan atas biayanya. Jika sebuah proyek tidak dapat memberikan manfaat yang cukup untuk membenarkan biaya dan upayanya, kemungkinan besar proyek tersebut tidak akan didanai.

Hasil proyek harus didokumentasikan. Hasil dapat mencakup kode program atau produk dan layanan lain yang dihasilkan dari proyek. Mereka juga dapat menyertakan dokumen lain, seperti persyaratan bisnis, rencana pengujian, dan manual pelatihan.

PID harus mencantumkan kendala apa pun yang dihadapi proyek. Kendala adalah faktor eksternal yang dapat mempengaruhi proyek tetapi berada di luar kendali manajer proyek. Asumsi, seperti pengembang perangkat lunak pihak ketiga yang mengirimkan kode, harus didokumentasikan juga.

Semua proyek memiliki risiko. Manajer proyek harus mengidentifikasi risiko yang mendokumentasikannya menggunakan daftar risiko atau log. Risiko harus dipantau dan dicegah atau dikurangi jika memungkinkan. Manajer proyek harus mengembangkan rencana untuk mengelola hal-hal yang tidak dapat dicegah.

Daftar personel dan garis waktu juga merupakan komponen kunci dari dokumen inisiasi proyek. Peran dan tanggung jawab harus dicantumkan dengan setiap anggota proyek. Bagian perencanaan proyek memberikan gambaran garis waktu untuk pengiriman bagian-bagian penting dari pekerjaan.

Sebuah organisasi dapat menyertakan rencana komunikasi dalam PID. Rencana ini mungkin mencakup berbagai pertemuan yang akan diadakan dengan anggota tim. Mungkin juga mendokumentasikan komunikasi yang diharapkan kepada manajemen eksekutif dan pengguna akhir yang mungkin terpengaruh oleh proyek.

Banyak organisasi menetapkan toleransi proyek. Toleransi berhubungan dengan jumlah aktual pekerjaan dan biaya yang dikeluarkan oleh proyek terhadap rencana. Sebuah proyek yang tidak beroperasi dalam varians yang diperbolehkan dari kerangka waktu dan anggaran yang direncanakan dapat dikenakan tinjauan manajemen tambahan. Informasi ini mungkin juga disertakan dalam dokumen inisiasi proyek.

Sebagian besar PID memiliki area untuk tanda tangan. Para eksekutif dan manajer biasanya harus menandatangani dokumen tersebut. Tanda tangan mereka menunjukkan bahwa mereka akan mendukung proyek tersebut melalui pendanaan atau dedikasi karyawan untuk mengerjakannya.