Menulis permintaan pengabaian mungkin bergantung pada Anda melakukan beberapa hal yang berbeda, termasuk mengisi surat lamaran, formulir permintaan, dan mencatat semua dokumentasi yang diperlukan. Bergantung pada keadaan pengabaian dan lembaga yang terlibat, persyaratannya bisa agak berbeda dalam situasi yang berbeda. Dalam hampir semua kasus, Anda perlu memberikan penjelasan mengapa pengabaian diperlukan. Juga, saat menulis permintaan pengabaian, pastikan untuk memperhatikan tenggat waktu.
Jika mengisi formulir pra-cetak, maka menulis permintaan pengabaian sudah cukup jelas. Cukup ikuti petunjuknya dan isi ruang dengan kemampuan terbaik Anda, pastikan Anda menyertakan semua detail yang relevan sesuai kebutuhan. Dalam beberapa kasus, hanya formulir yang harus Anda isi. Dalam kasus lain, Anda mungkin diminta untuk mengirimkan surat biasa juga. Surat ini harus dipikirkan dan disusun secara logis.
Apa pun jenis surat atau narasi yang Anda tulis, pastikan Anda menyatakan permintaan dengan jelas di awal. Jika menulis format memo atau email, sertakan kata “permintaan pengabaian” di baris subjek email. Jika menulis surat yang lebih tradisional, pastikan poin permintaan pengabaian dibuat di paragraf pertama, bahkan di kalimat pertama.
Paragraf berikutnya harus menjelaskan bagaimana Anda memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk mendapatkan permintaan pengabaian yang diberikan. Misalnya, jika Anda harus memenuhi pedoman pendapatan tertentu untuk mendapatkan pengabaian, nyatakan dengan jelas pendapatan Anda dan bagaimana Anda dapat memenuhinya. Jika Anda ingin menerima pembebasan medis untuk bepergian atau berolahraga, jelaskan apa yang dikatakan dokter atau profesional medis lainnya tentang situasi Anda. Ambil setiap persyaratan untuk pengabaian poin demi poin untuk memastikan semuanya dijelaskan secara metodis.
Dalam beberapa kasus, mungkin ada baiknya juga menjelaskan apa arti pengabaian bagi Anda secara pribadi. Jika mungkin perbedaan antara menghadiri kuliah dan tidak kuliah, itu bisa menjadi motivasi yang kuat dalam kasus di mana pedoman fleksibel atau mereka yang melihat keringanan dapat membuat keputusan sendiri. Meskipun ini mungkin tidak diperlukan, ini bisa membantu. Namun demikian, hindari terdengar melodramatis, atau menggunakan bahasa yang terlalu emosional.
Jika Anda menyertakan dokumentasi pendukung, buat catatan tentang itu atau beri tahu pihak tersebut kapan informasi tersebut akan tiba. Itu selalu baik untuk memberikan garis waktu dan metode pengiriman jika dokumentasi tidak dikirim pada waktu yang sama. Jelaskan, jika mungkin, mengapa dokumentasi tidak dikirim bersama-sama.
Paragraf terakhir dari surat permintaan harus menyatakan kesediaan Anda untuk menyediakan diri jika ada lebih banyak pertanyaan yang muncul. Jika Anda belum memberikan informasi kontak, ini akan menjadi tempat yang baik untuk memberikannya. Jika tidak, sebutkan di mana lagi informasi kontak Anda terdaftar, dan berikan waktu yang nyaman untuk menghubungi Anda melalui telepon.