Ada beberapa cara berbeda untuk mentransfer pesan suara ke email, tergantung pada kebutuhan khusus Anda dan pesan yang ingin Anda transfer. Jika Anda ingin menyiapkan layanan baru yang secara otomatis meneruskan pesan Anda ke alamat email, Anda dapat mendaftar ke salah satu dari beberapa perusahaan yang menyediakan layanan ini. Bisnis ini dapat mengonversi pesan suara menjadi file audio komputer yang direkam dan mengirimkannya melalui email kepada Anda, atau menyalin pesan ke dalam teks dan mengirimi Anda teks tersebut sebagai email atau pesan layanan pesan singkat (SMS). Anda juga dapat mengonversi pesan Anda sendiri menjadi file audio digital dan kemudian mengirimkannya melalui email kepada diri Anda sendiri atau orang lain.
Cara terbaik untuk mentransfer pesan suara ke email sangat bergantung pada kebutuhan spesifik Anda. Jika Anda ingin memiliki pesan suara masuk baru yang dikirim ke alamat email, maka Anda dapat memilih dari beberapa perusahaan berbeda yang menawarkan layanan semacam itu. Ini biasanya dilakukan melalui program bisnis atau perangkat lunak tertentu yang Anda gunakan. Program yang berbeda dapat melakukan hal ini secara berbeda, meskipun banyak di antaranya mengharuskan Anda membuat nomor telepon baru untuk memberi Anda beberapa layanan dengan cepat dan mudah.
Beberapa perusahaan mentransfer pesan suara ke email sebagai dokumen teks. Perusahaan-perusahaan ini menyalin audio ke dalam teks, dan kemudian mengirimi Anda teks itu sebagai isi email atau melalui layanan SMS atau pesan singkat, yang juga disebut pesan teks. Perusahaan lain hanya menyalin isi pesan yang direkam ke file audio digital, dan kemudian mengirimkan file yang dilampirkan ke pesan email. Jenis layanan ini memungkinkan Anda untuk mentransfer pesan suara ke email dengan cukup mudah, karena Anda cukup membuka email yang Anda terima dan mendengarkan file terlampir.
Jika Anda ingin mentransfer pesan lama Anda dari pesan suara ke email, Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara berbeda. Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui penggunaan program voice over Internet protocol (VoIP) dan perangkat lunak kedua yang dapat merekam audio di komputer Anda. Kedua jenis program ini tersedia sebagai freeware, meskipun Anda menginginkan program VoIP yang dapat menghubungi nomor telepon standar.
Anda kemudian dapat menggunakan perangkat lunak VoIP untuk memanggil kotak masuk pesan suara Anda, memasukkan kata sandi Anda, dan mendengarkan pesan Anda. Saat Anda mendengarkan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak perekaman untuk merekam audio sebagai file audio baru, bahkan tanpa mikrofon atau speaker. Ini memungkinkan Anda untuk mentransfer pesan dari pesan suara ke email hanya dengan mengirim file audio ke diri sendiri atau orang lain.