Untuk mengirim data dengan mudah dari mesin penjawab ke email, Anda harus mengatur sistem di mana Anda menggunakan layanan pesan suara digital, daripada perangkat mesin penjawab standar. Mesin penjawab biasanya bertindak sebagai perangkat terpisah yang dapat dihubungkan ke telepon Anda atau dikembangkan sebagai bagian dari telepon yang merekam pesan dari panggilan masuk dan menyimpan pesan tersebut untuk pemutaran di masa mendatang. Jenis sistem ini tidak harus berinteraksi atau berfungsi dengan komponen online, sehingga sulit untuk mentransfer pesan dari mesin penjawab ke akun email, jadi Anda harus melihat ke layanan digital yang menggunakan pesan suara online yang memberi tahu Anda melalui email tentang pesan baru.
Ketika datang untuk mentransfer data dari mesin penjawab ke email, masalah utama yang muncul adalah kemampuan sistem yang berbeda untuk berkomunikasi. Mesin penjawab biasanya merupakan perangkat fisik yang digunakan untuk merekam dan menyimpan pesan dari penelepon. Mesin ini biasanya terhubung ke saluran telepon, dan dapat menjadi perangkat terpisah yang terhubung ke telepon atau dapat dibuat sebagai bagian dari telepon. Karena mesin penjawab dirancang untuk bekerja terutama dengan telepon, tidak banyak model yang ditujukan untuk digunakan dengan sistem email.
Beberapa perangkat telah diperkenalkan untuk memungkinkan mesin penjawab menggunakan format informasi digital dan mengirim pesan ke sistem komputer, tetapi ini sering tidak dapat diandalkan dan mungkin tidak selalu tersedia. Daripada mencoba mengirim informasi dari mesin penjawab Anda ke email, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan layanan pesan suara. Anda dapat memilih layanan pesan suara yang online atau yang menggunakan perangkat lunak yang Anda instal ke komputer. Ketika ada panggilan masuk yang tidak dapat Anda jawab, sistem akan mentransfer panggilan tersebut ke sistem komputer dan sebuah pesan direkam.
Sistem komputer kemudian dapat mengirim pesan ke email Anda, dengan cara yang sama seperti Anda ingin agar pesan dikirim dari mesin penjawab Anda ke email. Sistem yang berbeda dapat mengirim berbagai jenis pesan, meskipun biasanya hanya peringatan yang memberi tahu Anda bahwa Anda memiliki pesan pesan suara. Anda kemudian dapat memeriksa pesan suara Anda dari lokasi yang jauh, dengan menghubungi layanan pesan suara dan mengambil pesan Anda. Ada sejumlah sistem yang memungkinkan Anda menggunakan pesan suara dan email, seringkali lebih mudah daripada mencoba mengirim data dari mesin penjawab ke email, dan beberapa sistem dapat menyertakan fungsi ID penelepon serta kemampuan untuk mentransfer panggilan ke telepon seluler. .