Kinerja vendor secara keseluruhan dapat dievaluasi dengan menilai vendor dalam hal kualitas, harga, pengiriman, dan layanan. Di organisasi yang lebih besar, departemen pembelian mungkin mendistribusikan kuesioner kepada karyawan mana pun yang menggunakan vendor luar yang disetujui, meminta karyawan tersebut untuk mengomentari pengalaman tersebut. Umpan balik biasanya dimasukkan ke dalam sistem manajemen vendor dan membentuk dasar untuk tinjauan vendor berkala dan kontrol kualitas. Perusahaan yang lebih kecil mungkin menggunakan survei tertulis atau sistem informal checks and balances. Either way, vendor umumnya tunduk pada evaluasi berkala dengan cara yang sama seperti seorang karyawan untuk memastikan pekerjaan yang berkelanjutan sesuai standar.
Manajemen vendor terjadi pada kontinum yang dimulai dengan kesepakatan mengenai hasil, yang mencakup penyampaian pedoman dan standar yang jelas. Sebelum Anda menerapkan tinjauan kinerja vendor formal, pastikan Anda telah membuat pedoman tertulis dan vendor Anda mengetahui ekspektasi Anda. Jika Anda memiliki karyawan yang berhubungan langsung dengan vendor dan akan berpartisipasi dalam proses evaluasi, pastikan mereka juga mengetahui pedoman tersebut. Menetapkan standar kinerja di awal memungkinkan evaluasi yang lebih konsisten di bagian belakang dan menghilangkan beberapa subjektivitas dari proses yang dapat secara tidak adil mengubah hasil.
Alat evaluasi harus dirancang. Ini bisa berupa survei tertulis atau kuesioner, atau serangkaian pertanyaan yang diajukan melalui wawancara lisan. Bagian dari desain alat ini adalah penentuan bagaimana alat itu akan dikelola. Umpan balik kinerja vendor dapat dikumpulkan setelah setiap kontak atau dikumpulkan secara berkala. Kuesioner yang disajikan setelah setiap kontak bisa lebih singkat, sementara kuesioner yang melihat pengalaman karyawan dengan vendor dalam jangka waktu yang lebih lama mungkin memerlukan lebih banyak detail.
Alat evaluasi harus mengumpulkan umpan balik dalam kualitas, harga, pengiriman, dan layanan. Kualitas harus mengatasi kepuasan evaluator dengan barang atau jasa vendor. Harga harus mengatasi total biaya barang atau jasa dibandingkan dengan nilai yang melekat dan dibandingkan dengan biaya menggunakan vendor lain. Pengiriman harus memperhitungkan ketersediaan, waktu penyelesaian, dan keandalan. Layanan harus menilai respon vendor, profesionalisme, layanan pelanggan, dan kepatuhan terhadap standar.
Mungkin bagian terpenting dari proses evaluasi kinerja vendor adalah membangun sistem untuk mengumpulkan, meringkas, dan menyimpan data dari alat evaluasi. Apakah Anda meminta umpan balik tentang interaksi vendor dari dua atau dua ratus karyawan, hasilnya harus disintesis dan disaring ke semacam nilai atau peringkat pada skala kinerja yang dapat diterima hingga yang tidak dapat diterima. Ada paket perangkat lunak dan sistem konten berbasis Internet yang dapat memfasilitasi seluruh proses manajemen vendor, tetapi Anda juga dapat melakukan pekerjaan dengan tangan dengan membuat file untuk vendor, mengumpulkan survei, meninjau hasil, dan menetapkan peringkat yang akan menentukan apakah vendor tersebut tetap berada di daftar vendor yang Anda setujui atau tidak.