Saat ini, usaha kecil dan besar terkadang menggunakan vendor outsourcing untuk mengelola perusahaan dengan cara yang lebih efisien dan hemat biaya. Ada sejumlah fungsi yang dapat dialihdayakan dengan sukses, termasuk penggajian, akuntansi umum, layanan teknologi, dan bahkan hubungan masyarakat. Menemukan vendor yang tepat penting untuk memastikan fungsi-fungsi penting ini dilakukan dengan cara yang akan menguntungkan perusahaan Anda, daripada menciptakan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya.
Tugas pertama Anda dalam menemukan vendor outsourcing yang tepat adalah bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan dasar. Pertama, mengapa melakukan outsourcing? Seringkali, alasannya adalah karena Anda memiliki sumber daya yang terbatas untuk bisnis, dan perlu menjaga pengeluaran serendah mungkin. Biaya menggunakan vendor untuk beberapa kebutuhan Anda biasanya jauh lebih rendah daripada gaji dan tunjangan yang akan Anda bayarkan agar staf penuh waktu menangani fungsi yang sama.
Selanjutnya, buatlah daftar apa yang perlu Anda capai. Misalnya, jika Anda ingin melihat vendor outsourcing untuk menangani penggajian Anda, tentukan apa yang perlu Anda lakukan sebagai bagian dari proyek itu. Apakah semua karyawan Anda dibayar mingguan, dua mingguan, atau bulanan? Apakah Anda memiliki karyawan per jam dan bergaji? Apakah Anda ingin layanan menangani semua pemotongan dan pelaporan ke agen pajak yang tepat? Mengetahui apa yang Anda ingin vendor lakukan akan membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi mitra vendor potensial yang dapat mengelola semua tugas tanpa masalah khusus.
Setelah Anda tahu mengapa Anda ingin melakukan outsourcing dan apa yang perlu Anda lakukan sebagai bagian dari proyek outsourcing, Anda siap untuk mengevaluasi vendor tertentu. Ini sering dimulai dengan meminta penawaran atau proposal untuk layanan mereka. Ingatlah bahwa Anda dapat mengirimkan Permintaan Proposal, atau RFP, ke setiap calon mitra. Sertakan format khusus untuk tanggapan. Melakukan hal itu akan membuat proses membandingkan keunggulan dan harga masing-masing vendor potensial menjadi lebih mudah.
Selain memperoleh informasi tentang harga dan layanan dukungan, Anda mungkin juga ingin mendapatkan referensi untuk setiap vendor outsourcing yang Anda pertimbangkan. Meskipun sebuah program mungkin terlihat sangat bagus di atas kertas, Anda ingin memastikan bahwa vendor tertentu benar-benar memenuhi janji tersebut. Bicaralah dengan orang lain yang telah menggunakan vendor dan tanyakan apakah personel mereka selalu profesional, apakah mereka menyelesaikan tugas tepat waktu, dan seberapa efektif mereka menangani segala jenis situasi darurat yang muncul.
Hanya setelah Anda mengevaluasi setiap vendor outsourcing dalam daftar Anda, dan memilih vendor yang memenuhi kebutuhan Anda, Anda harus mempertimbangkan untuk menandatangani perjanjian. Baca semua syarat dan ketentuan sebelum menandatangani apa pun. Ajukan pertanyaan jika ada klausa atau bagian yang tidak Anda pahami. Setelah Anda yakin semuanya beres, buat komitmen dan tenanglah bahwa tugas yang Anda berikan kepada vendor ditangani dengan hati-hati dan efisien.