Perangkat lunak pembuat portal memberi administrator cara untuk membangun portal online, atau situs web gerbang yang memberi pengguna lain akses ke fungsi dan aplikasi dalam satu situs web, alih-alih meminta pengguna itu mengunjungi berbagai situs web lain untuk fungsi yang sama. Administrator harus terlebih dahulu menentukan apakah mereka menginginkan pembuat portal horizontal atau vertikal. Fungsi dukungan hierarki akan memungkinkan pengguna untuk menukar urutan fungsi agar sesuai dengan preferensinya, alih-alih terjebak dengan hierarki statis. Sebagian besar situs web portal dikunjungi ratusan atau ribuan kali sehari, sehingga pembuat portal harus memiliki tingkat kinerja tinggi untuk menanggapi pengunjung tanpa tertinggal. Menjalankan situs web portal saja sulit, jadi harus ada fungsi pendelegasian kontrol.
Dalam arti luas, perangkat lunak pembuat portal adalah horizontal atau vertikal. Portal horizontal adalah portal yang berfokus pada kategori di mana semua aplikasi dan pengajuan serupa, seperti portal game online. Portal vertikal fokus pada kategori yang sangat sempit dan spesifik, seperti game aksi online. Bergantung pada yang dipilih administrator, perangkat lunak portal akan hadir dengan fungsi berbeda yang mendukung aplikasi luas atau sempit.
Semua perangkat lunak pembuat portal bertindak sebagai pintu gerbang untuk banyak aplikasi yang berbeda, seperti peta, email, laporan berita, dll. Sebagian besar pembuat portal akan datang dengan model hierarki standar untuk mengatur aplikasi ini, tetapi beberapa pengguna ingin memindahkan aplikasi di sekitar begitu pesanan disesuaikan untuk pengguna tertentu; beberapa pengguna juga mungkin ingin menghapus aplikasi dari dasbor mereka, karena tidak perlu dan memakan tempat. Perangkat lunak portal yang memungkinkan pengguna melakukan tugas ini akan membuat pengguna merasa lebih bertanggung jawab atas profil portalnya.
Kinerja adalah masalah utama bagi perangkat lunak pembuat portal, karena sebagian besar portal dikunjungi setidaknya beberapa ratus hingga beberapa ribu kali sehari, tergantung pada popularitas situs portal. Portal harus mampu menahan pengunjung dalam jumlah besar, tanpa tertinggal. Lag akan menyebabkan masalah bagi administrator dan pengguna akan menjadi jengkel dengan situs web.
Pada awalnya, seorang administrator dapat menjalankan portal sendiri tetapi, setelah menjadi populer, mungkin sulit bagi seorang administrator untuk menyelesaikan tugas dan membantu pengguna. Inilah sebabnya mengapa banyak administrator mempekerjakan seseorang untuk mengambil tugas-tugas ini. Untuk mengizinkan ini, pembuat portal harus datang dengan fungsi delegasi kontrol, yang memungkinkan administrator untuk meningkatkan akses pengguna, sehingga mereka dapat melakukan tugas administratif.