Membuat sistem pengarsipan yang terorganisir akan membuat kantor berjalan lebih lancar, baik Anda bekerja dari rumah atau di ruang kerja bersama yang besar. Sistem pengarsipan logis sangat penting ketika banyak individu menggunakan file yang sama, karena ini akan memungkinkan setiap orang dengan cepat dan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan. Jika Anda mengatur sistem pengarsipan Anda, rencanakan untuk menyisihkan setidaknya satu hari untuk melakukannya, sehingga Anda tidak akan kehilangan jejak apa yang Anda lakukan di tengah proses.
Untuk mulai membuat sistem pengarsipan yang terorganisir, bagilah pekerjaan Anda menjadi dua kategori: aktif dan arsip. Bahan aktif akan mencakup item tindakan yang tertunda, proyek yang sedang berlangsung, atau bahan bacaan yang harus mudah diakses. Bahan arsip termasuk data yang tidak perlu tersedia. Rencanakan untuk menyisihkan ruang di sebelah meja Anda untuk barang-barang aktif Anda, dan area pengarsipan lain untuk pekerjaan arsip. Juga rencanakan jadwal pembuangan untuk arsip. Pertimbangkan batasan hukum sebelum membuang materi arsip: beberapa bisnis harus menyimpan catatan keuangan untuk jangka waktu tertentu, misalnya.
Pertimbangkan jenis bahan aktif yang Anda miliki saat Anda membuat sistem pengarsipan yang terorganisir. Jika Anda seorang akuntan, misalnya, Anda mungkin memiliki faktur terbuka, hutang, piutang, dan laporan laba rugi untuk kuartal tempat Anda bekerja. Jika Anda seorang desainer, Anda mungkin memiliki beberapa proyek yang sedang berjalan untuk berbagai klien, sampel tertunda, tawaran yang Anda tunggu tanggapannya, dan sebagainya. Buat satu set kategori longgar untuk sistem pengarsipan Anda, dan rencanakan untuk membuat subkategori dalam kategori umum. Dengan cara ini, Anda tahu bahwa Anda dapat menemukan semua faktur tertunda, misalnya, di satu lokasi pusat. Dalam lokasi tersebut, faktur mungkin diatur menurut abjad oleh vendor, dalam urutan jumlah, atau dengan cara lain yang masuk akal bagi Anda.
Kemudian atur folder arsip Anda. Saat membuat sistem pengarsipan yang terorganisir, rencanakan untuk menggunakan metode yang logis bagi Anda dan orang lain di lingkungan kantor. Mungkin Anda ingin mengatur arsip menurut abjad berdasarkan proyek. Di kantor kecil di mana file disimpan di lokasi pusat, arsip mungkin harus dipecah berdasarkan subjek: proyek, catatan keuangan, manual pengguna, dan sebagainya. Dalam setiap kategori luas, buat folder yang lebih kecil.
Saat Anda membuat folder untuk sistem pengarsipan yang terorganisir, gunakan font yang besar dan mudah dibaca pada tab yang menonjol jauh di atas sisa folder, sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan bagian. Anda mungkin juga merasa terbantu menggunakan tab atau file berkode warna, sehingga Anda dapat melihat perincian visual yang jelas antar kategori. Simpan stok folder, tab, dan peralatan di tangan sehingga Anda dapat dengan mudah membuat lebih banyak file saat Anda perlu: jangan menyerah pada godaan baki “untuk diajukan”.
Setelah Anda membangun kerangka sistem pengarsipan Anda, maka Anda dapat mengintegrasikan semua kertas dan materi cetak yang perlu diarsipkan. Kosongkan semua lemari arsip, baki yang tertunda, dan tumpukan kertas lainnya. Telusuri semua materinya, tentukan dulu apa yang perlu disimpan dan apa yang perlu dibuang. Tidak semua kertas perlu disimpan: simpan bahan yang relevan atau berguna dan singkirkan sisanya. Sistem pengarsipan Anda tidak boleh berisi setiap lembar kertas yang pernah digunakan dalam sejarah bisnis. Saat Anda membersihkan, urutkan materi ke dalam kategori aktif atau arsip, dan arsipkan di area yang sesuai.
Setelah Anda membuat sistem pengarsipan yang terorganisir, Anda mungkin akan menemukan bahwa hidup Anda jauh lebih mudah. Pertahankan sistem dengan sering membersihkan material lama, dan tetap perhatikan pengarsipan Anda untuk mencegah material terakumulasi.