Menulis permintaan sponsor biasanya terdiri dari membuat surat pribadi kepada perusahaan, organisasi, atau individu yang ingin Anda dapatkan dananya. Spesifik surat tersebut dapat bervariasi tergantung pada apakah Anda meminta sponsor untuk organisasi Anda atau untuk diri Anda sendiri. Faktor utama lain yang dapat memengaruhi isi permintaan sponsor Anda adalah untuk apa dana tersebut akan digunakan. Surat permintaan sponsor biasanya berisi salam profesional, deskripsi diri Anda atau organisasi Anda, dan permohonan bantuan kepada perusahaan atau individu. Jika target Anda memiliki riwayat mensponsori organisasi, acara, atau aktivitas serupa, Anda dapat bekerja dengan sudut pandang tertentu.
Bagian terpenting dalam menulis permintaan sponsor adalah memilih orang atau organisasi yang tepat untuk dihubungi. Jika Anda menjalankan organisasi pemuda, seperti tim olahraga, Anda mungkin berhasil menghubungi bisnis dan pengusaha lokal yang memiliki sejarah mendukung kegiatan serupa. Perusahaan dan individu yang berbeda sering kali cenderung menawarkan dukungan untuk jenis organisasi, acara, atau aktivitas tertentu, jadi memilih yang tepat dapat membantu Anda menyusun permintaan sponsor terbaik.
Setelah Anda tahu di mana Anda akan mengirim permintaan Anda, Anda perlu melakukan penelitian tambahan. Jika Anda menghubungi sebuah bisnis, maka Anda perlu mengetahui karyawan mana yang bertanggung jawab atas program pemberian amal dan sponsor. Mengarahkan surat Anda kepada orang yang tepat dalam suatu organisasi dapat memastikan surat itu diterima tepat waktu, tetapi juga dapat membantu menunjukkan kepada kontak Anda bahwa Anda serius dan menghargai upaya mereka. Untuk itu, Anda biasanya ingin menyusun permintaan Anda dengan kop surat profesional. Jika organisasi Anda belum memiliki kop surat, biasanya mudah untuk membuatnya.
Setelah salam yang ditujukan kepada orang atau orang yang tepat, surat permintaan sponsor Anda harus memberikan sedikit informasi latar belakang. Anda dapat menyoroti aktivitas sebelumnya dan bagaimana sponsor baru akan membantu. Pengetahuan tentang bagaimana sponsor potensial Anda telah mendanai kelompok lain di masa lalu dapat menjadi penting, karena itu dapat membantu Anda menyesuaikan bagian surat ini. Ini juga dapat membantu memberikan deskripsi yang jelas dan ringkas tentang mengapa Anda memerlukan sponsor.
Di luar salam pribadi dan menguraikan pencapaian masa lalu dan rencana masa depan, cara Anda meminta sponsor fiskal dapat bervariasi. Dalam beberapa kasus, Anda dapat meminta sejumlah uang tertentu, atau mungkin memberikan tingkat sponsor yang berbeda. Anda juga dapat menentukan dengan tepat apa yang dapat dicapai oleh setiap tingkat sponsor, atau manfaat apa pun yang dapat Anda tawarkan sebagai imbalannya. Formulir juga dapat dilampirkan jika Anda meminta sponsor dari bisnis, karena ini dapat mempermudah proses bagi karyawan yang terlibat.
Sepanjang surat sponsor Anda, Anda biasanya ingin tetap profesional dan sopan. Di akhir surat, ada baiknya Anda berterima kasih kepada calon sponsor Anda atas perhatian mereka, terlepas dari apakah mereka akhirnya memutuskan untuk menawarkan pendanaan atau tidak. Tanda tangan tulisan tangan biasanya disarankan untuk menutup surat, karena ini dapat menciptakan efek personalisasi.