Ada beberapa cara berbeda untuk mendekati surat lamaran kuesioner, tetapi dalam hampir semua kasus Anda akan ingin memasukkan pengenalan proyek, mengapa Anda meminta informasi, dan ringkasan singkat tentang apa yang akan Anda lakukan dengannya. data yang dikumpulkan; biasanya juga merupakan ide yang baik untuk memberikan beberapa alasan atau penjelasan yang dapat mendorong orang untuk melanjutkan dan menjawab semua pertanyaan. Menyertakan instruksi dan panduan khusus juga biasanya merupakan ide yang bagus, dan memberikan nomor telepon atau alamat yang dapat dihubungi orang untuk informasi lebih lanjut juga dapat membantu. Format surat yang menyeluruh bisa formal atau kasual tergantung pada audiens dan materi pelajaran, meskipun banyak orang lebih memilih format surat bisnis. Ini dapat membantu paket terlihat resmi sambil memberikan tingkat kepercayaan dan profesionalisme pada proyek secara keseluruhan.
Pahami Tujuan Surat
Sebaiknya luangkan waktu sejenak untuk memikirkan kuesioner Anda dan tujuannya sebelum duduk untuk menulis surat lamaran Anda. Anda akan ingin mempertimbangkan mengapa Anda mengirimkan pertanyaan sejak awal, serta siapa yang menerimanya. Jika setiap orang yang akan mendapatkan kuesioner mengharapkannya, Anda dapat mengasumsikan sedikit lebih banyak keakraban daripada yang sesuai untuk penerima yang kurang lebih acak, atau yang belum tentu mengenal Anda, perusahaan Anda, atau proyek di semua.
Tetapkan Informasi Dasar
Setelah Anda memikirkan audiens dan bagaimana kemungkinan penerima melihat materi, inilah saatnya untuk memulai. Kebanyakan penulis surat memulai dengan informasi yang sangat mendasar, termasuk tanggal, nama dan alamat Anda, dan informasi kontak untuk perusahaan yang melakukan survei. Beberapa perusahaan menulis kuesioner mereka sendiri, dalam hal ini tentu saja dapat dilewati; jika survei telah dikontrakkan, memperkenalkan rincian ini biasanya penting di awal. p>
Garis Besar Proyek
Secara umum, ada baiknya menggunakan paragraf pertama untuk memperkenalkan diri Anda dan perusahaan komisioning. Sertakan rincian filosofi dan pandangan untuk membantu membiasakan penerima dengan tujuan perusahaan dan ruang lingkup proyek. Kemudian, di paragraf berikutnya, perkenalkan kuesioner itu sendiri. Gunakan ruang untuk menjelaskan tujuan dan mengapa itu ditugaskan. Jika perusahaan ingin mengembangkan produk baru, menerima umpan balik, atau mengembangkan kebijakan, beri tahu responden. Penting juga untuk mendiskusikan bagaimana tanggapan akan digunakan, dan apakah akan dirahasiakan.
Berikan Instruksi
Paragraf ketiga harus berisi rincian tentang cara mengisi kuesioner dan instruksi terkait. Ini termasuk batasan waktu untuk menjawab, bagaimana kuesioner dapat dikembalikan, dan sifat format kuesioner. Jika semua atau sebagian dari kuesioner online, Anda pasti ingin memberikan alamat web yang benar dan kata sandi atau kode pengguna yang diperlukan.
Anda mungkin juga ingin mengambil beberapa kalimat untuk mendiskusikan jenis tanggapan yang Anda cari, dan apa yang dapat dilakukan penerima jika mereka ingin memberikan informasi atau umpan balik tambahan. Anda mungkin menjelaskan apakah survei itu semua pilihan ganda atau jika memerlukan jawaban rinci, misalnya. Pada titik tertentu, biasanya juga perlu untuk menyatakan bahwa mengembalikan survei berfungsi sebagai pemberian persetujuan untuk menggunakan rincian yang diberikan.
Penghargaan Ekspres
Adalah umum untuk menggunakan paragraf terakhir untuk mengungkapkan penghargaan Anda atas tanggapan penerima. Mengakui waktu yang dibutuhkan responden untuk mengisi dan mengembalikan kuesioner biasanya merupakan ide yang baik, dan jika ada hadiah atau undian yang terkait dengan pengiriman yang telah diselesaikan, ini bisa menjadi saat yang tepat untuk memberi tahu responden tentang hal tersebut.
Kebanyakan orang mengakhiri surat lamaran kuesioner dengan penutup seperti “Hormat kami,” dan Anda biasanya harus mengulangi nama dan jabatan Anda di sini. Setelah selesai, periksa dokumen untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa, baca ulang, siapkan untuk distribusi.