Surat kepada investor harus selalu informatif, serta profesional. Untuk menjaga hubungan investor tetap kuat, selalu komunikasikan dengan jelas dan jujur tentang detail bisnis Anda. Korespondensi Anda dengan investor hanya boleh menyertakan informasi faktual dan setiap investor harus diberitahu tentang masalah penting yang mempengaruhi investasinya segera setelah diketahui. Jika melampirkan laporan investor dengan surat, uraikan area kekhawatiran apa pun yang mungkin ditampilkan oleh laporan dan dorong investor untuk menghubungi Anda secara langsung jika ada yang memiliki pertanyaan atau masalah di masa mendatang.
Setiap kali Anda menulis surat kepada investor, pastikan itu diketik di atas kop surat dengan font yang mudah dibaca dan terlihat profesional. Baik Anda sedang menyiapkan surat triwulanan kepada investor, surat tahunan kepada investor, atau menulis surat untuk proposal investor, pastikan untuk menyimpan salinan surat tersebut untuk arsip Anda dan mengirimkan salinan surat yang sama kepada semua investor Anda, serta setiap anggota dewan dan pihak lain yang sesuai. Sapa penerima dengan nada hormat dan profesional, dan selalu sertakan informasi kontak Anda.
Semua komunikasi investor harus diberi tanggal yang tepat secara langsung pada korespondensi untuk menjaga garis waktu komunikasi yang faktual. Anda juga harus selalu mencantumkan referensi atau baris subjek setelah tanggal surat sehingga investor Anda tahu apa isi surat itu dan agar informasinya mudah diperoleh kembali jika diperlukan di masa mendatang. Surat kepada investor juga harus selalu diawali dengan salam hormat dan profesional meskipun Anda memiliki hubungan pribadi dengan investor Anda.
Saat menyusun surat untuk dikirim ke investor, selalu merupakan ide yang baik untuk langsung ke pokok permasalahan sesegera mungkin. Anda mungkin memiliki hubungan yang bersahabat dengan investor, tetapi membahas masalah pribadi tidak pernah tepat saat memberikan surat profesional kepada investor. Sebaliknya, surat tersebut hanya boleh berisi informasi yang berkaitan dengan kepentingan bisnis investor dan investasi dalam proyek Anda.
Dalam surat Anda kepada investor, optimislah tentang masa depan bisnis Anda bersama. Bahkan jika investor menghadapi kemungkinan kehilangan investasi, perinci strategi terbaik Anda untuk mencoba menghindari kerugian tersebut. Singkatnya, yakinkan investor Anda bahwa Anda melakukan yang terbaik secara pribadi dan profesional untuk melindungi kepentingan mereka.
Ketika sebuah surat kepada investor menyampaikan berita yang mengecilkan hati, itu juga merupakan praktik yang baik untuk memberi tahu investor Anda tentang situasi yang tampaknya di luar kendali Anda. Namun, pada saat yang sama, buat investor menyadari upaya yang telah Anda lakukan atas nama mereka. Sebagian besar investor memahami risiko dan memahami bahwa keadaan yang tidak terduga dapat mengakibatkan kerugian. Apa yang paling tidak akan ditoleransi, bagaimanapun, adalah informasi yang salah atau sengaja dibohongi dalam surat atau secara langsung.