Ada beberapa cara berbeda untuk menulis surat berhenti dan berhenti, tetapi dalam kebanyakan kasus, ada tiga hal penting yang perlu Anda sertakan: pernyataan tentang apa yang menurut Anda salah dilakukan oleh penerima; apa yang Anda ingin mereka lakukan tentang hal itu; dan apa yang ingin Anda lakukan jika mereka tidak mematuhinya. Surat semacam ini biasanya tidak dilihat sebagai instrumen hukum, dan karena itu biasanya tidak harus mengikuti format yang ditetapkan dan tidak harus diajukan ke pengadilan. Juga tidak harus ditulis oleh seorang pengacara. Sama saja, sering kali merupakan ide yang baik untuk menjaga nada Anda tetap formal dan pernyataan Anda singkat dan profesional. Bergantung pada situasinya, surat ini bisa menjadi dasar gugatan di kemudian hari, dan jika ini terjadi, demi kepentingan terbaik Anda, surat itu harus dipoles dan dihormati sebaik mungkin. Banyak grup hukum menawarkan templat online gratis yang dapat Anda ikuti, seringkali dengan contoh bahasa dan paragraf model.
Identifikasi Tujuan Anda
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi masalah setepat mungkin. Ada banyak alasan seseorang mungkin menulis surat berhenti dan berhenti. Masalah pribadi seperti pelecehan atau pelanggaran terus menerus adalah beberapa contohnya; pelecehan oleh kreditur, fitnah oleh seseorang atau organisasi, atau penggunaan merek dagang atau hak cipta yang tidak sah juga sering terjadi. Surat-surat semacam ini biasanya dikirim ketika Anda yakin bahwa hakim akan memerintahkan pihak lain untuk menghentikan tindakan jika masalah itu dibawa ke pengadilan, tetapi Anda ingin menghindari tindakan hukum.
Penting juga untuk menyadari apa yang tidak dapat dilakukan oleh surat semacam ini. Misalnya, itu tidak bisa benar-benar membuat seseorang menghentikan suatu perilaku — itu hanya bisa bertanya, dan menarik perhatian pada masalahnya. Jika Anda menulis surat untuk menghentikan perilaku yang akan segera berbahaya atau yang membahayakan Anda atau orang lain, mungkin lebih bijaksana untuk mencari alat hukum yang lebih formal seperti perintah penahanan. Anda juga perlu mempersiapkan penerima untuk menanggapi dengan tuntutannya sendiri. Terkadang orang mendapatkan surat semacam ini dan hanya mengubah cara mereka, tetapi tidak selalu. Sebelum duduk untuk menulis, Anda harus memikirkan semua hasil potensial, dan merencanakannya dengan tepat.
Tetapkan Spesifiknya
Ada beberapa hal dasar yang harus disertakan dalam semua surat berhenti dan berhenti, dimulai dengan nama lengkap Anda atau organisasi yang Anda wakili dan semua penerima. Anda juga harus menjelaskan tindakan secara spesifik, termasuk tanggal, waktu, dan detail apa pun yang tersedia. Dalam banyak masalah hak cipta dan merek dagang, penulis surat menyertakan lampiran ekstensif yang menunjukkan semua penggunaan yang diduga tidak semestinya. Ini dapat menyoroti ruang lingkup masalah dan berfungsi sebagai catatan kesalahan yang diarsipkan.
Jika tindakan yang ingin Anda hentikan tampaknya melanggar hukum apa pun, Anda juga harus menyebutkannya. Anda tidak perlu menjelaskan secara spesifik, tetapi menyatakan bahwa aktivitas tertentu melanggar undang-undang tertentu sering kali lebih kuat dan persuasif daripada sekadar menegaskan sesuatu yang tidak jelas seperti “aktivitas Anda ilegal.”
Nyatakan Konsekuensi dari Tidak Bertindak
Komponen penting lainnya dari surat itu adalah pernyataan singkat tentang apa yang ingin Anda lakukan jika penerima tidak melakukan apa yang Anda minta. Dalam kebanyakan kasus, ini diungkapkan sebagai permintaan langsung agar tindakan dihentikan, dan tenggat waktu biasanya harus diberikan. Terkadang, Anda ingin tindakan segera dihentikan; dalam kasus lain, beberapa minggu atau bulan lebih realistis. Banyak tergantung pada keadaan. Kadang-kadang juga merupakan ide yang baik untuk memberi tahu penerima bahwa Anda bermaksud untuk mengajukan gugatan resmi jika keadaan tidak berubah seperti yang diminta.
Fokus pada Tindakan, Bukan Emosi
Sering terjadi bahwa surat-surat semacam ini hanya ditulis setelah masalah berlangsung lama, dan dalam situasi ini emosi sering kali menjadi kuat. Namun, sangat penting untuk menjaga nada netral dan formal. Surat penghentian dan penghentian tidak boleh menggunakan bahasa yang kasar atau tidak senonoh atau membuat ancaman di luar tindak lanjut dalam sistem hukum. Ingatlah bahwa, jika tindakan hukum lebih lanjut diperlukan, surat itu kemungkinan besar akan menjadi bagian dari catatan resmi pengadilan. Ini akan membuat surat itu menjadi dokumen yang akan ditinjau oleh pengadilan dan akan menjadikannya bagian dari catatan publik, dan itu bisa berdampak buruk bagi Anda jika tidak profesional atau sangat emosional.
Pikirkan Tentang Memformat
Sebenarnya tidak ada cara yang “salah” untuk menulis surat semacam ini, tetapi melakukan kesalahan di sisi formalitas biasanya merupakan tindakan terbaik. Secara umum, surat tersebut harus dalam format surat bisnis. Nama dan alamat Anda, nama dan alamat penerima, dan tanggal surat harus mendahului badan. Surat tersebut harus menyertakan tanda tangan asli Anda di bagian akhir, dan Anda harus menyimpan setidaknya satu salinan dari surat asli.
Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengirim surat melalui surat bersertifikat, karena ini akan memaksa penerima untuk mengakui tanda terima dan akan memberi Anda catatan yang sama. Ini berarti bahwa orang tersebut tidak dapat mengklaim bahwa surat tersebut tidak diterima jika diperlukan tindakan hukum lebih lanjut.