Catatan pengadilan kota, termasuk catatan pengadilan kota dan kabupaten, umumnya tersedia dan terbuka untuk umum. Untuk mendapatkan catatan ini, Anda harus mengajukan dokumen yang sesuai dengan petugas pengadilan di pengadilan kotamadya kabupaten atau kota tertentu di mana catatan itu diajukan. Biasanya ada biaya penyalinan dan penelitian yang terkait dengan permintaan untuk catatan pengadilan kota dan salinan catatan yang diaktakan mungkin dikenakan biaya tambahan. Beberapa catatan mungkin dianggap disegel, atau tidak tersedia, untuk penggunaan umum.
Permintaan yang paling umum untuk catatan pengadilan kota termasuk permintaan untuk sejarah kriminal, akta kelahiran, akta nikah, dan akta kematian. Bergantung pada lokasi Anda, catatan ini mungkin tersedia melalui pengadilan kota di tingkat kota atau kabupaten, atau mungkin dikelola oleh badan regional atau nasional lainnya. Jika agen yang menyimpan catatan yang Anda cari memiliki penyimpanan catatan online, Anda dapat membeli salinan catatan pengadilan yang diminta secara online.
Dalam banyak kasus, catatan pengadilan kota dapat diperoleh melalui surat pos. Untuk meminta catatan, Anda harus menemukan agen yang sesuai dan mengisi formulir permintaan dengan biaya yang sesuai terlampir. Agen lokal kemudian akan mengabulkan atau menolak permintaan Anda untuk salinan catatan dalam jangka waktu 30 hari setelah menerima permintaan Anda. Jika agensi tidak dapat memenuhi permintaan dalam waktu 30 hari, agensi juga dapat mengirimi Anda surat yang menyatakan bahwa catatan tersebut diyakini ada di lokasi dan meminta jangka waktu tambahan untuk memenuhi permintaan tersebut.
Jika catatan pengadilan kota yang Anda cari tidak tersedia secara online atau melalui surat, Anda mungkin harus mengunjungi kantor pengadilan setempat untuk mendapatkannya. Dalam beberapa kasus, catatan disimpan di komputer untuk memudahkan penelitian, tetapi catatan yang lebih lama dapat disimpan di microfiche atau bahkan dalam file kertas. Pengadilan setempat mungkin memiliki peneliti yang tersedia untuk menemukan file tersebut dengan biaya tertentu atau Anda mungkin diminta untuk mencari sendiri file tersebut.
Di bawah Government in the Sunshine Act of 1976, sebagian besar catatan pemerintah Amerika Serikat, termasuk catatan pengadilan kota, tersedia untuk pemeriksaan publik. Saat meminta salinan catatan pengadilan kota dari agen AS, pastikan untuk menyertakan penyebutan tindakan ini, yang biasa disebut sebagai Sunshine Law of 1976, untuk memastikan bahwa permintaan Anda tidak akan ditolak begitu saja. Sementara tindakan itu dilakukan untuk memastikan transparansi pemerintah, banyak lembaga lokal akan mencoba memberi tahu peneliti bahwa catatan tidak tersedia atau menolak akses ke catatan jika perlindungan tindakan ini tidak diminta.