Kebijakan perekrutan adalah seperangkat pedoman formal yang digunakan untuk memberikan informasi tentang praktik yang digunakan perusahaan saat merekrut karyawan baru. Dokumen ini biasanya mencakup informasi tentang dokumen apa yang diperlukan untuk mendapatkan suatu posisi, departemen mana yang menangani perekrutan karyawan, dan kriteria apa yang dianggap dapat diterima untuk dipertimbangkan selama perekrutan. Tidak setiap bisnis memiliki kebijakan perekrutan formal, tetapi sebagian besar bisnis besar memiliki dokumen yang sangat jelas mengenai topik ini dengan informasi tentang berbagai situasi. Kebijakan perekrutan dapat digunakan untuk memastikan bahwa praktik perekrutan adil dan semua calon karyawan diperlakukan sama. Untuk membuat kebijakan perekrutan, yang perlu dilakukan hanyalah mengidentifikasi dan mencatat secara formal cara karyawan baru dipekerjakan dengan benar, memastikan untuk memasukkan semua informasi hukum yang relevan.
Membuat kebijakan perekrutan biasanya merupakan tugas departemen sumber daya manusia, meskipun pihak lain mungkin juga bertanggung jawab atas dokumen ini. Tujuan dari dokumen tersebut harus menjelaskan kepada calon karyawan dan pihak terkait lainnya bagaimana karyawan dipilih. Tentu saja, manusia yang keliru dan berpendirian selalu bertanggung jawab untuk memilih kandidat yang paling menjanjikan, tetapi metode pemilihan yang dibuat dapat dicakup oleh dokumen. Misalnya, jika orang pertama yang memilah kandidat potensial adalah satu karyawan tertentu, dan kemudian pilihan teratas dari kumpulan umum diteruskan ke karyawan lain, informasi semacam itu harus disertakan dalam dokumen.
Kebijakan perekrutan juga harus mencakup informasi tentang jenis informasi apa yang akan diperoleh dari setiap calon karyawan dan dokumen apa yang diharapkan akan ditandatangani oleh karyawan tersebut jika dipekerjakan secara resmi. Misalnya, jika pemeriksaan latar belakang kriminal atau pemeriksaan kredit dilakukan pada calon karyawan, itu harus dimasukkan dalam kebijakan perekrutan. Jumlah referensi yang diharapkan diberikan oleh seorang karyawan, sertifikasi profesional mana yang diharapkan, dan bagaimana informasi ini harus diserahkan, semuanya merupakan informasi yang berguna untuk disertakan dalam kebijakan perekrutan.
Meskipun perusahaan mungkin tidak pernah mengalami masalah dengan diskriminasi, tetap penting untuk memasukkan informasi tentang praktik perekrutan yang tidak adil dalam kebijakan. Bahkan jika tidak ada karyawan yang pernah mengalami perlakuan tidak adil, memiliki informasi yang relevan dalam kebijakan dapat melindungi perusahaan dari masalah hukum. Selain itu, memformalkan informasi ini memberi tahu pihak-pihak yang tidak tahu tentang undang-undang ini bahwa kriteria tertentu tidak relevan dengan perekrutan.
Saat menyusun kebijakan secara formal, mungkin yang terbaik adalah mengurutkan informasi ke dalam kategori. Informasi tentang bagaimana kandidat dapat menemukan posisi terbuka mungkin masuk di satu bagian, sementara informasi tentang bagaimana kandidat yang ditolak akan diberitahu mungkin masuk di bagian lain. Banyak orang menemukan bahwa menyusun dokumen dalam daftar bernomor yang teratur daripada paragraf membuat dokumen lebih mudah dibaca. Dokumen ini dapat digunakan baik oleh karyawan maupun non-karyawan, jadi yang terbaik adalah menjaga agar dokumen tetap formal. Dalam beberapa kasus, pihak hukum dapat menanyakan isi dokumen, jadi orang harus berpikir dengan hati-hati tentang informasi apa yang termasuk dalam polis.