Diagram proses bisnis secara visual menggambarkan proses bisnis secara bertahap dengan tujuan untuk meningkatkannya, dan dapat dibuat oleh organisasi mana pun untuk proses apa pun. Diagram proses bervariasi dalam kompleksitas dan format, sehingga format, ruang lingkup, dan tingkat detail harus ditetapkan sebelum pembuatan dimulai. Setelah parameter ditetapkan, langkah-langkah proses sekuensial dapat didokumentasikan secara grafis dan selanjutnya dianalisis. Diagram dapat dibuat menggunakan berbagai teknik, menggunakan catatan tempel, kertas, atau perangkat lunak komputer khusus. Seringkali tim kecil orang membuat diagram untuk memastikan ketelitian.
Mendefinisikan ruang lingkup dan batas-batas diagram proses bisnis melibatkan pemahaman input, interaksi dan output dari proses yang dipilih. Proses yang sangat kompleks atau yang terjadi di banyak tingkat organisasi mungkin perlu dipecah menjadi beberapa diagram. Pertimbangan awal tentang proses mana yang akan didiagramkan dan cakupannya dapat memastikan manfaatnya lebih besar daripada biaya pembuatannya.
Tidak peduli tingkat detailnya, diagram proses bisnis hanya bermanfaat seperti informasi yang masuk ke dalamnya. Oleh karena itu, memetakan tim dengan anggota dari berbagai tahap proses dapat memberikan informasi berharga yang dapat dilewatkan oleh satu pembuat konten. Terlepas dari ukuran proses atau jumlah karyawan yang terlibat, tim harus tetap cukup kecil untuk dapat dikelola.
Diagram proses bisnis dapat dibuat di atas kertas, dengan catatan tempel, atau melalui program komputer dan perangkat lunak proses bisnis khusus. Manfaat bekerja dengan kertas atau catatan tempel termasuk kecepatan pembuatan, waktu pendidikan yang lebih singkat dan kemudahan manipulasi. Diagram komputerisasi mencakup proses pendidikan yang lebih lama, tetapi meningkatkan umur panjang, memudahkan transmisi informasi, dan dapat dipasang langsung ke perangkat lunak manajemen proses bisnis.
Aspek lain dari pemformatan termasuk memilih notasi pemodelan. Notasi Pemodelan Proses Bisnis, dibuat oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis, adalah contoh sistem notasi grafis standar untuk diagram proses. Sistem notasi standar dapat memfasilitasi komunikasi diagram antardepartemen atau bisnis-ke-bisnis setelah selesai. Sebagai contoh, Notasi Pemodelan Proses Bisnis menggunakan persegi panjang untuk mewakili aktivitas, berlian untuk mewakili keputusan, dan berbagai panah untuk menunjukkan urutan. Bentuk lain dari notasi standar ada, namun; notasi juga dapat diimprovisasi.
Setelah ruang lingkup, format, dan tim pemetaan dipilih, tahapan proses dapat direpresentasikan secara grafis untuk melengkapi diagram. Brainstorming berbagai tahapan proses dengan tim pemetaan adalah salah satu cara untuk melengkapi dokumentasi. Berpegang pada standar notasi yang dipilih pada tahap ini juga dapat membantu merampingkan pembuatan. Tingkat detail yang diperlukan untuk peta proses akan menentukan informasi yang diperlukan pada setiap langkah, yang dapat mencakup jeda waktu, kesan pelanggan, dan pengaruh eksternal.
Beberapa draf dan tinjauan diagram proses dapat memastikan bahwa semua langkah telah didokumentasikan. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan berjalan melalui proses secara real time dengan tim pemetaan. Jika proses membuat ini tidak mungkin, evaluasi dapat dicapai dengan mendistribusikan salinan diagram proses bisnis di antara anggota tim atau karyawan. Melengkapi diagram proses bisnis memberi pengguna visualisasi proses bisnis dari awal hingga akhir, yang dapat membantu manajemen dan pengoptimalan proses bisnis.