Mesin fotokopi digital sebagian besar telah menggantikan mesin fotokopi analog sebagai peralatan kantor standar di seluruh dunia. Teknologi canggih lebih baik untuk lingkungan daripada mesin lama, dan mungkin juga lebih mudah dirawat dan diperbaiki. Dengan menggabungkan fungsi pemindai dokumen dan printer laser, perangkat ini telah merevolusi bidang fotokopi.
Mesin fotokopi tradisional, atau analog, bekerja dengan menggabungkan drum bermuatan positif dan zat bermuatan negatif yang disebut toner untuk menciptakan kembali gambar dokumen asli pada selembar kertas baru. Untuk membuat salinan tambahan, mesin analog harus menyalin yang asli setiap kali. Mesin digital bekerja seperti pemindai dokumen komputer; mereka menyimpan data sebagai file yang kemudian dapat dicetak ulang berulang kali, diubah, atau disimpan.
Mekanisme pencetakan bertindak seperti printer laser modern. Printer dengan cepat mengingat seluruh dokumen yang dipindai melalui Raster Image Processor (RIP) dan membuat halaman dalam memori raster. Melalui lensa dan cermin, laser mencetak selembar kertas dengan gambar, yang kemudian dibuat terlihat melalui toner dengan muatan yang berlawanan.
Salah satu manfaat mesin fotokopi digital adalah kemampuan untuk membuat beberapa set salinan dari satu pindaian. Jika seseorang membutuhkan lima salinan dari paket lima kertas, ia hanya perlu menjalankan yang asli satu kali dan mesin fotokopi akan menghasilkan salinan dengan bebas. Sementara pada pekerjaan kecil ini mungkin tidak tampak seperti penghemat waktu, ketika orang tersebut membuat 100 atau 1,000 eksemplar, ini memungkinkan dia untuk meninggalkan mesin fotokopi dan mengerjakan hal-hal lain sambil menyelesaikan pekerjaannya.
Kualitas gambar biasanya jauh lebih tinggi pada mesin fotokopi digital daripada model analog. Karena teknologi pemindaian yang digunakan, duplikat tidak dapat dibedakan dari aslinya. Jika dokumen asli tidak jelas atau tidak cukup jelas, mesin fotokopi ini juga memungkinkan pengguna untuk mengubah intensitas dan saturasi salinan, sehingga duplikat sebenarnya terlihat lebih baik daripada dokumen aslinya.
Hampir semua mesin fotokopi di pasaran saat ini menggunakan teknologi digital. Kemampuan canggihnya membuatnya lebih cepat, lebih tenang, dan lebih sedikit memakan waktu untuk digunakan atau disiapkan daripada versi tradisional. Model bisnis bisa sangat mahal, dan harganya naik dengan tambahan fitur-fitur canggih.
Hampir semua pembuat mesin fotokopi besar menggunakan teknologi digital secara eksklusif. Pembeli harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis atau perusahaan mereka dengan hati-hati dalam memilih mesin fotokopi mana yang akan dibeli. Ini mungkin salah satu mesin yang paling berguna dalam keseluruhan operasi, dan asisten administrasi kantor dapat dengan cepat menjadi frustrasi dengan mesin berkualitas rendah.