Dalam setiap bisnis, ada satu peralatan yang selalu digunakan sehari-hari: mesin fotokopi. Mesin fotokopi adalah salah satu utilitas kantor terlaris, dan sampai hari kami memiliki kantor tanpa kertas, itu akan terus berlanjut. Mesin fotokopi yang baik dapat membantu bisnis Anda dalam banyak hal. Ada sejumlah pos pemeriksaan yang harus diperhatikan ketika mempertimbangkan mesin fotokopi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jenis mesin fotokopi yang Anda perlukan tergantung pada volume dan jenis penyalinan yang Anda lakukan setiap hari. Anda mungkin hanya memerlukan sejumlah kecil dokumen untuk disalin, seperti rekening atau tagihan yang akan dikirim, atau Anda mungkin perlu menyalin volume cetak yang lebih tinggi seperti mailshots. Mesin fotokopi datang dalam berbagai ukuran dan kecepatan salin bervariasi, tetapi kebanyakan mesin fotokopi memiliki beberapa fungsi dasar yang universal.
Mesin fotokopi menggunakan lensa cahaya untuk menggandakan dokumen; teknologi aslinya adalah analog, meskipun mesin fotokopi digital menjadi populer. Mesin fotokopi digital memungkinkan pengguna untuk mencetak salinan berwarna dengan mengubah data visual pada dokumen asli menjadi kode komputer. Kode komputer kemudian memprogram printer laser yang membuat salinan akhir.
Kejelasan salinan tergantung pada resolusi mesin fotokopi. Resolusi mesin fotokopi menentukan kualitas dan ketajaman sebuah gambar. Ini diukur dalam titik per inci (DPI). Mesin fotokopi dengan 500 DPI memiliki 500 x 500 titik per inci persegi. Banyak mesin fotokopi dapat menawarkan resolusi yang sangat tinggi, tetapi ini hanya berguna untuk orang-orang seperti desainer, yang membutuhkan cetakan yang sangat detail.
Jumlah salinan yang Anda buat setiap hari harus menentukan ukuran mesin fotokopi yang Anda pertimbangkan. Jika mesin fotokopi Anda terus digunakan setiap hari, maka Anda harus mempertimbangkan mesin fotokopi dengan baki berkapasitas besar. Baki yang lebih besar ini dapat menampung lebih dari 1,000 lembar dan berguna untuk menghindari pengisian ulang mesin fotokopi secara terus-menerus. Kebanyakan mesin fotokopi menampung hingga 1,000 lembar, yang cukup untuk pengguna moderat.
Jika bisnis Anda membuat dokumen yang perlu dijilid, Anda harus memperhatikan fitur pergeseran gambar. Ini memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan gambar untuk penjilidan. Anda juga harus menyadari bahwa beberapa mesin memiliki kemampuan menstaples dan menyusun yang dapat Anda sesuaikan untuk bekerja secara otomatis.
Hal lain yang harus diwaspadai adalah fungsi halaman per menit. Ini menentukan berapa banyak halaman yang dicetak oleh mesin fotokopi Anda per menit. Semakin tinggi jumlah halaman, semakin cepat kecepatan mesin fotokopi Anda. Jika Anda membutuhkan dokumen untuk diperbesar atau diperkecil, perhatikan fungsi pembesaran/pengurangan dan zoom.
Jumlah fitur yang dimiliki mesin fotokopi sangat bervariasi. Mesin fotokopi multifungsi modern juga dapat bertindak sebagai mesin faks, perangkat penyimpanan digital, dan pemindai komputer, dengan informasi yang disimpan pada hard disk. Mesin fotokopi dapat dihubungkan ke jaringan komputer kantor Anda sehingga Anda dapat mencetak langsung dari komputer Anda tanpa meninggalkan tempat duduk Anda. Yang paling penting untuk diingat adalah ukuran. Jika Anda memiliki kantor kecil, jangan gunakan mesin fotokopi ukuran industri, kecuali jika Anda ingin itu berfungsi sebagai meja kantor Anda juga.