Tugas utama petugas administrasi adalah mengelola dokumen dan tugas personalia yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis sehari-hari berjalan dengan lancar. Profesional semacam ini biasanya berpangkat tinggi dan biasanya memiliki tanggung jawab kepemimpinan di samping pekerjaan meja mereka. Sebagian besar perusahaan dan entitas pemerintah mempekerjakan orang-orang seperti ini untuk membantu memastikan bahwa operasi internal dan fungsi bisnis berjalan sebagaimana mestinya. Di hampir setiap konteks, pekerjaan melibatkan empat fungsi utama: komunikasi, koordinasi, tugas administrasi harian, dan perencanaan jangka panjang.
Peran di Perusahaan
Banyak pejabat administrasi paling terkenal bekerja di perusahaan. Dalam bisnis besar, seringkali ada seluruh divisi yang didedikasikan untuk urusan administrasi, dan petugas berfungsi sebagai kepalanya. Organisasi yang lebih kecil biasanya mempekerjakan profesional semacam ini untuk bekerja bersama para pemimpin lain dengan cara yang jauh lebih praktis. Dalam kedua kasus, pekerjaan berpusat pada manajemen. Petugas administrasi bertugas mengawasi proses dan personel untuk memastikan bahwa perusahaan mampu memenuhi tujuan tertentu yang ditetapkan. Ini dapat melibatkan semuanya, mulai dari menetapkan proyek hingga menulis laporan dan menganalisis angka keluaran. Banyak pekerjaan bersifat “internal”, yang berarti didasarkan pada pelaporan dan pengarsipan kertas.
Jabatan Pemerintah
Sebagian besar pemerintah juga membutuhkan petugas administrasi, meskipun dunia para profesional ini cenderung agak berbeda. Alih-alih membantu perusahaan mencapai tujuannya sendiri, tugas orang ini adalah membantu menyampaikan kepada publik bagaimana kinerja pemimpin yang dipilih atau ditunjuk. Dia juga dapat bekerja secara langsung dengan para pemimpin tersebut untuk memastikan bahwa mereka tetap berada di jalur yang benar. Pekerjaannya masih sangat paper-centric dan melibatkan banyak penulisan laporan dan penghitungan angka. Perbedaan utama adalah audiens yang dituju dan tujuan menyeluruh.
Komunikasi
Pejabat administrasi di perusahaan dan kantor pemerintah biasanya harus banyak fokus pada komunikasi. Para profesional ini biasanya terhubung dengan manajemen senior dan staf garis depan, dan sampai batas tertentu bertanggung jawab membawa pesan bolak-balik antara kedua kelompok ini. Semua komunikasi biasanya harus jelas, ringkas, dan bernada profesional. Kemampuan untuk menentukan informasi apa yang akan dibagikan dan metode terbaik untuk berkomunikasi biasanya sangat penting.
Kegiatan Tim Koordinasi
Sebagian besar petugas administrasi juga akan memusatkan banyak perhatian mereka untuk menyatukan kelompok orang yang berbeda, baik untuk menghasilkan laporan tertentu atau untuk mendapatkan informasi tertentu tentang bagaimana keadaannya. Jenis kegiatan dan tim yang harus dikoordinasikan tergantung pada industri, fungsi bisnis, dan praktik bisnis secara keseluruhan. Misalnya, di perusahaan jasa, petugas mungkin perlu mengoordinasikan lokasi teknisi, lokasi kerja, dan pengiriman produk. Dalam praktik medis, pekerjaan mungkin berkisar pada merampingkan arus informasi antara pasien, perwakilan penjualan, konsultan, dan profesional medis yang merupakan inti dari praktik tersebut.
Tugas Administrasi Harian
Hampir setiap organisasi juga memiliki banyak tugas kecil yang mungkin tampak biasa tetapi harus diselesaikan agar bisnis dapat berjalan seperti biasa. Banyak dari ini terkait dengan dokumen, dan sebagian besar berada di bawah deskripsi pekerjaan utama petugas administrasi. Ini termasuk membayar tagihan, mengeluarkan faktur kepada pelanggan, memproses pembayaran yang diterima, dan membuat penggajian untuk staf. Pengiriman uang ke pemerintah dan lembaga lain juga harus dikirim dengan dokumentasi pendukung yang benar.
Di perusahaan atau lembaga kecil, petugas administrasi sering bertanggung jawab atas tugas-tugas ini sendiri. Eksekutif yang lebih berkuasa tidak sering melakukan tugas semacam ini secara pribadi, lebih memilih untuk mendelegasikannya kepada lebih banyak staf junior — tetapi mereka biasanya tetap bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka dilakukan dengan benar dan tepat waktu. Ketika sebuah perusahaan memiliki masalah penagihan atau tertinggal dalam pembayaran besar, petugas administrasi sering menjadi salah satu orang pertama yang disalahkan.
Peran Perencanaan
Pekerjaan petugas administrasi biasanya menempatkan dia di pusat semua aktivitas bisnis, yang memberikan perspektif menarik tentang bagaimana banyak hal berbeda berjalan dan beroperasi. Bisnis dan pemerintah mungkin mencari cara untuk memanfaatkan pendekatan “lihat semua” semacam ini dalam hal perencanaan di seluruh organisasi. Ini bisa sesederhana menetapkan tujuan yang masuk akal untuk kuartal mendatang atau membantu menyusun strategi pendekatan untuk kampanye. Seorang petugas administrasi mungkin ditugaskan untuk menemukan ruang yang lebih besar untuk organisasi, merencanakan perpindahan, dan merancang ruang kerja, misalnya, atau mungkin ditugaskan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan warga ketika datang ke sesuatu yang spesifik seperti keringanan pajak, kemudian mencari solusi yang berbeda dan kemungkinan perbaikan.
Mendapatkan Pekerjaan
Tidak ada daftar tunggal tentang apa yang diperlukan untuk menjadi petugas administrasi, sebagian karena banyaknya peluang yang ada. Persyaratan untuk kepemimpinan di perusahaan besar benar-benar berbeda dengan persyaratan di kantor kecil nirlaba atau pemerintah daerah. Sebagian besar kandidat telah menyelesaikan program pelatihan pasca sekolah menengah dalam administrasi atau manajemen bisnis, yang menunjukkan kecerdasan mereka dalam hal operasi internal dan koordinasi personel. Di luar pendidikan dasar, bagaimanapun, banyak yang diserahkan kepada masing-masing perusahaan.
Banyak pemberi kerja lebih tertarik pada pengalaman kerja terkait daripada kredensial akademis. Pengalaman menyelesaikan masalah, mengelola konflik, dan menggunakan sistem komputer sangat penting. Kemampuan untuk menangani tekanan, bekerja di bawah batasan waktu, dan menangani prioritas yang bertentangan juga bisa sangat berguna. Dalam kebanyakan kasus, tinjauan yang cermat terhadap deskripsi pekerjaan tertentu adalah cara terbaik bagi kandidat untuk mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh peluang tertentu.
Menghindari Kebingungan dengan Administrator Kantor
Jabatan “petugas administrasi” terkadang mudah dikacaukan dengan pekerjaan “administrator kantor” dan “asisten kantor administrasi” yang terdengar serupa, meskipun keduanya biasanya sangat berbeda. Seorang administrator kantor atau asisten kantor pada dasarnya adalah seorang sekretaris atau staf pendukung yang memainkan peran yang sangat junior dalam pengarsipan, menjawab telepon, dan pekerjaan administrasi tingkat rendah lainnya. Pejabat lebih sering menjadi eksekutif yang memiliki banyak pelatihan dan keahlian dan lebih berfungsi sebagai pemimpin daripada pendukung. Kedua jenis pekerjaan tersebut melibatkan pengelolaan tugas berbasis kertas yang berbeda, hanya pada tingkat yang sangat berbeda.